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文书整理归档原则及质量要求
遵循文书形成的自然规律,保持文书之间的历史联系,区分文书的不同价值,便于保管和查找利用。
文书整理归档的基本原则
文书之间是自然客观地形成的,它集中地反映了文件形成和处理过程之中的各种关系。
1.遵循文书形成的自然规律
2.保持文书之间的历史联系
在工作进行过程中会产生相应的一系列文件,如召开一次会议在开会之前,首先要印发会议通知、日程安排、与会人员名单、工作报告。
因此,文书工作人员在整理文件时应保持文件之间的历史联系,以便客观地反映出本机关的工作情况。
文书的保存价值是文书本身的内容决定的,重要的文件,如重要会议通过的决议,需要执行的文件等,保存价值就大些;
3.严格区分文书的不同价值
而一般性文件,如通知、通报、函等保存价值就小些,所以文书工作人员要依据文书的内容区分文书的不同价值,将文书按“永久、定期”等不同阶段区分开来,分别进行整理,以便将来的考察利用。
文书整理的根本目的,是以便于保管和查找利用。
4.便于文书保管和查找利用
因此文书工作人员在整理文件时,不但要考虑文书的历史联系,而且还应考虑文书的保存价值。
如工作中形成的若干文件,根据有机联系,应将他们整理在一起,但由于考虑到文书的保存价值,根据保存期限,又需将他们适当分开,以便将来的查找、利用或销毁。
归档文书归档的质量要求
1.应完整齐全地整理归档文书材料
文书工作人员在文书整理归案时,应能根据文书档案保管期限的规定,准确划分文书材料的保管期限。
2.应严格准确地界定文书材料的保管期限
文书的保管期限分为永久保存,定期保存二种,定期分为30年,10年。
永久保存的文件,是指那些反映机关主要积极活动和历史面貌的文件,对国家建设和历史研究有长远利用价值的文件;
定期保存的文件是指那些反映机关一般工作活动,在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件。
文书工作人员在文书的整理工作中,要根据国家档案局制定的《文书档案保管期限表》的规定,正确判断保管期限,结合本单位的实际情况,将不同保管期限的文书分别整理,以方便今后档案的鉴定留存与销毁。
整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护的要求。
3.归档文件所用材料要符合档案保护要求
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