文书整理归档原则及质量要求.pptx

文书整理归档原则及质量要求

遵循文书形成的自然规律，保持文书之间的历史联系，区分文书的不同价值，便于保管和查找利用。

文书整理归档的基本原则

文书之间是自然客观地形成的，它集中地反映了文件形成和处理过程之中的各种关系。

1．遵循文书形成的自然规律

2．保持文书之间的历史联系

在工作进行过程中会产生相应的一系列文件，如召开一次会议在开会之前，首先要印发会议通知、日程安排、与会人员名单、工作报告。

因此，文书工作人员在整理文件时应保持文件之间的历史联系，以便客观地反映出本机关的工作情况。

文书的保存价值是文书本身的内容决定的，重要的文件，如重要会议通过的决议，需要执行的文件等，保存价值就大些；

3．严格区分文书的不同价值

而一般性文件，如通知、通报、函等保存价值就小些，所以文书工作人员要依据文书的内容区分文书的不同价值，将文书按“永久、定期”等不同阶段区分开来，分别进行整理，以便将来的考察利用。

文书整理的根本目的，是以便于保管和查找利用。

4．便于文书保管和查找利用

因此文书工作人员在整理文件时，不但要考虑文书的历史联系，而且还应考虑文书的保存价值。

如工作中形成的若干文件，根据有机联系，应将他们整理在一起，但由于考虑到文书的保存价值，根据保存期限，又需将他们适当分开，以便将来的查找、利用或销毁。

归档文书归档的质量要求

1．应完整齐全地整理归档文书材料

文书工作人员在文书整理归案时，应能根据文书档案保管期限的规定，准确划分文书材料的保管期限。

2．应严格准确地界定文书材料的保管期限

文书的保管期限分为永久保存，定期保存二种，定期分为30年，10年。

永久保存的文件，是指那些反映机关主要积极活动和历史面貌的文件，对国家建设和历史研究有长远利用价值的文件；

定期保存的文件是指那些反映机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件。

文书工作人员在文书的整理工作中，要根据国家档案局制定的《文书档案保管期限表》的规定，正确判断保管期限，结合本单位的实际情况，将不同保管期限的文书分别整理，以方便今后档案的鉴定留存与销毁。

整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护的要求。

3．归档文件所用材料要符合档案保护要求

THANKS

谢谢观看