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职场中接待礼仪
职场中接待礼仪
职场中接待礼仪1
一、接待前的准备工作
(一)接待环境布置
1、环境布置
接待环境应该清洁、整齐、明亮、美观,没有异味。前台或会客
室可摆放花束、绿色植物,表现出欢迎您的气氛,会使对方产生好感。
办公桌上的文件、文具、电话等物要各归其位、摆放整齐。不常用的
东西和私人物品,应该放在抽屉里固定的地方,以便用时马上能找到。
2、办公用品准备
(1)前厅。
应为客人准备座椅,让客人站着等候是不恭敬的。座椅样式应该
线条简洁、色彩明快。还应配有茶几。
(2)会客室。
桌椅应摆放整齐,桌面保持清洁没有水渍、污渍。墙上可挂与环
境协调的画。挂公司领导或国家领导的合影,或某次成功的大型公关
活动的照片,可提高公司的可行度。桌上可放介绍公司情况的资料。
另外,茶具、茶叶、饮料要准备齐全。接待一般客人可用一次性纸杯,
接待重要客人还是用正规茶具为好。会客室应具良好照明及空调设备。
要配备一部电话,复印机、传真机等即便不放在会客室内,也不要离
得太远。
客人走后,要及时清理会客室,清洗茶具、烟灰缸,换空气,然
后关好门。否则,会使下一批客人感到不受重视。
(二)前台值班
在前台值班室,当没有客人时,秘书应做好:
1、布置接待室
2、了解上次活动安排
3、填写公司职员出入登记表
4、填写客人预约登记簿
二、接待的基本礼仪
(一)接待客人的基本礼仪
秘书接待客人时应该注意以下几点:
1、无论接待什么样的客人,都需做到公平和礼貌,应按先来后到
的原则接待每一个客人。
2、无论接待什么样的客人,都要和颜悦色、千万不能皱眉头。
3、接待客人时态度要郑重,但说话要留有余地。
4、对于有预约的客人要迅速转达他的要求,不让客人等候。
5、为避免出错,对于客人说的一些重要事项要确认一遍。
6、尽快记住客人的相貌和姓名,了解他们与本公司的关系。
7、要请客人填写接待登记簿。
8、上司没确认要见的客人,就不要让他进去。
9、在不了解对方身份时,若对方问到上司在不在甚至上司的整个
工作日程安排,则不要直接回答在不在,而应尽可能地从对方那里了
解一些有用信息。
10、陌生客人来访时,一定要注意听清有关他的姓名、所在公司
等基本情况的介绍;根据情况的不同,对来客的意图和目的要打听清
楚,但在打听时不失礼仪。
(二)介绍的礼仪
在作介绍的过程中,介绍者与被介绍者的态度要热情得体、举止
大方,在整个介绍过程应面带微笑。一般情况下,介绍时,双方应当
保持站立姿势,相互热情应答。
1、自我介绍
在某种场合自我介绍对秘书来说非常必要。介绍的内容以具体场
合而定,公务场合除介绍自己以外还要介绍自己的职务。
2、为他人作介绍
当你要将某人介绍给别人时确认被介绍的双方哪一方更应该被尊
重。按礼宾顺序应该是:向年长者引见年轻者,不论男女都是按这样
的顺序作介绍;向女士引见男士,向职位高的引见职位低的人,同时
连同双方的单位、职称一起简单作介绍。在人数众多的场合,如果其
中没有职位、身份特殊的人在场,又是年龄相仿的人聚会,则可按照
一定的次序一一介绍。为他人作介绍时,应简洁清楚,不能含糊其辞。
介绍时,还可简要地提供一些情况,如双方的职业、籍贯等等,便于
不相识的两人相互交谈。如果你是单独介绍两人相识,应该事先了解
一下他们彼此是否都有想认识对方的愿望,免得造成不必要的尴尬。
在向他人介绍某人时,不可用手指指指点点,而应有礼貌地以手掌示
意。
在社交场合,国际通行的是女士优先原则,即需要把男士介绍给
女士。被介绍者正确的做法应是:如果原本是坐着,此时应站起来,
走上前去,在距离对方一臂左右的距离站好,注视对方,面带微笑,
待介绍以后,握手或点头致意。
3、被他人介绍
(三)握手的礼仪
1、握手的姿式。
一般地,握手的两个人手掌相握呈垂直状态,表示平等而自然的
关系,这是最稳妥的握手方式。如要表示谦虚或恭敬,则可掌心向上
同他人握手。而如果是伸出双手去捧接,就更是谦恭备至了。但切不
可掌心向下握住对方的手,这通常
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