信息管理_1课件(共35张PPT)《管理秘书实务（二版）》（人民大学版）.pdf

管理秘书实务

(第二版)

第6章：信息管理

6.1信息管理概述

6.1.1信息的含义

述或一种理解、解释。

狭义的信息是指反映事物存在和运动差异的，能为

某种目的带来有用的，可以被理解或被接受的消息、

情况等。

广义的信息是指客观事物的存在方式或运动状态的

直接或间接的反映。它是通信系统传输和处理的对象，

泛指消息和信号的具体内容和意义，通常需通过处理

和分析来提取，信息的量值与其随机性有关，如在接

收端无法预估消息或信号所蕴含的内容或意义，即预

估的可能性越小，信息量就越大。

6.1信息管理概述

6.1.2信息的特征

1.客观性：信息是事物的变化和状态的客观反映。

2.共享性

3.开发性

4.传递性

5.时效性

6.存储性

7.可塑性

8.无限性

6.1信息管理概述

6.1.3信息的种类

1.按信息源的性质划分

2.按信息的表现形式划分

3.按信息内容所涉及的社会领域划分

4.按信息来源方向划分

5.按信息稳定状态划分

6.按信息作用时态划分

7.按信息在秘书工作中的作用划分

6.1信息管理概述

6.1.4信息的作用

6.1.5信息工作的基本原则

1.价值性原则：信息含有自身的价值

2.时效性原则：时效性是信息的一个重要

属性，是衡量信息价值大小的重要尺度

3.层次原则

4.针对性原则

5.全面系统原则

6.1信息管理概述

6.1.6信息管理工作的基本程序和基本要求

1.信息管理的程序

秘书人员收集、整理、存储、传递、反

馈、开发利用信息的一系列活动，就叫信息管

理工作。

2.信息管理工作的基本要求

(1)信息收集要求

1)广泛性

6.1信息管理概述

2)真实性

3)客观性

(2)信息分类要求

1)适用性

2)综合性

3)渐进性

4)相斥性

5)并置性

6.1信息管理概述

3.信息存储要求

1)信息存储要有价值。组织信息存储要

求进行信息价值的判断，从当前和长远的角

度来判断信息的存储价值，以保证存储信息

的有用性。

2)信息存储要便于利用。信息必须按信

息检索的要求进行存储。

3)信息存储要逐步实现现代化。

6.2信息的收集

6.2.1信息收集的含义

信息收集是整个信息工作的第一步，是信息

工作的基础和初级阶段。它指信息收集者为满足

使用者的需求，通过不同的渠道和方式，收集获

取信息的过程。

6.2.2信息收集的范围及内容

其收集信息的范围十分广泛，既有综合性的，

又有技术业务性的。秘书人员的信息收集内容随

服务领域与目的的不同而有差异，一般应包括以

下种类的信息：

6.2信息的收集

1.系统内信息：这是机关单位所管辖和隶属系统内

的信息。

2.上级信息：上级信息是上级领导机关下达的信息，

是各级机关工作的依据。

3.平行信息：不相隶属的机关单位的相关信息。

4.社会信息：社会上具有普遍性、倾向性的信息。

5.历史信息：与本单位的工作和主管业务有关的一

切历史档案资料。

6.国际信息：来自国际社会的信息。

6.2信息的收集

具体来说，秘书收集的信息主要包括以下内容：

1.企业信息

2.国际市场信息

3.客户信息

4.贸易信息

5.国际金融信息

6.法律政策信息

7.交际活动信息

6.2信息的收集

6.2.3信息收集的渠道

一、根据获取信息的方式划分

(一)信息网