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管理秘书实务
(第二版)
第6章:信息管理
6.3信息的整理
6.3.1分类
一、信息分类的标准
信息分类所采用的标准有多种,可以
以信息的载体为特征,还可以以信息表面的、
外部的特征为依据,也可以以文献所含有的
信息、知识、科学等内容为依据。信息分类
是以其所含的知识内容为主要标准,以其非
本质的属性为辅助标准。
6.3信息的整理
二、信息分类方法
(一)字母分类法
字母分类法是按照字母的排列顺序分类。
1.优点:
(1)不需要索引卡片;(2)分类规则容易掌
握,操作简单;(3)能与地区或主题分类法结合
运用。
2.缺点:
(1)查找信息须知道姓名或单位名称、标题;
(2)某个字母下排列的信息较多时,查找费时;
(3)大型系统使用时,很难估计每一字母需要的
存储空间。
6.3信息的整理
(二)地区分类法
又称地理分类法、地域分类法,是按信息产生
形成所涉及的地区或行政区划等特征,将信息分为
各个类别,按字母的先后顺序排列。
1.优点:
(1)便于查找具有地区特性的信息,如某一地区内的
有关公司信息、销售信息;(2)分类方法容易掌
握。
2.缺点:
(1)采用地区分类法需要有一定的地理知识;(2)
只适用于某些单位或部门。
6.3信息的整理
(三)主题分类法
主题分类法是按信息内容进行分类的方法,
主要根据信息内容的主题和标题分类。
1.优点:
(1)相关内容信息材料集中存放;(2)信息
能按逻辑顺序排列;(3)方便检索。
2.缺点:
(1)分类标准不好掌握;(2)标题不能很好
地反映主题时,归类不易准确。
6.3信息的整理
(四)数字分类法
数字分类法是指将信息以数字排列,对每一
通讯者或每一专题给定一个数字,用索引卡标出
数字所代表的类别。
1.优点:
(1)信息按数字从低到高顺序排列,规则简
单;(2)简便易行,适宜于电脑储存;(3)适
合于大型信息系统;(4)通过在后面添加号码
进行存储扩展。
2.缺点:
(1)查找信息需参照索引卡片,花费时间;
(2)如果分类号码有误,查找信息麻烦。
6.3信息的整理
(五)时间分类法
时间分类法是按信息形成日期先后分类
的方法,要以年月日的自然顺序排列。
1.优点:
(1)可用作大型信息系统的细分;(2)
一个案卷内部的信息可按时间排序。
2.缺点:
(1)需与索引系统配合使用;(2)仅适
合于时间特性强的信息,如每年的会员资格。
6.3信息的整理
6.3.2信息筛选
1.信息筛选的步骤
(1)看来源
(2)看标题
(3)看正文
(4)决定取舍
6.3信息的整理
2.信息筛选的方法
(1)类比法
(2)查重法
(3)时序法
(4)专家评估法。
(5)调查法
(6)老化规律法
6.3信息的整理
6.3.3信息校核
1.校核的范围
校核的范围包括:信息中所需用的事
实、观点、数据、图表、符号,以及时间、
地点、人物等。
2.信息校核方法
(1)溯源法
(2)比较法
6.3信息的整理
(3)核对法
(4)逻辑法
(5)调查法
(6)数理统计法
6.3.4信息综合
1.信息综合的步骤
(1)充实内容
6.3信息的整理
(2)综合分析
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