信息管理_2课件(共18张PPT)《管理秘书实务（二版）》（人民大学版）.pdf

管理秘书实务

(第二版)

第6章：信息管理

6.3信息的整理

6.3.1分类

一、信息分类的标准

信息分类所采用的标准有多种，可以

以信息的载体为特征，还可以以信息表面的、

外部的特征为依据，也可以以文献所含有的

信息、知识、科学等内容为依据。信息分类

是以其所含的知识内容为主要标准，以其非

本质的属性为辅助标准。

6.3信息的整理

二、信息分类方法

(一)字母分类法

字母分类法是按照字母的排列顺序分类。

1.优点：

(1)不需要索引卡片；(2)分类规则容易掌

握，操作简单；(3)能与地区或主题分类法结合

运用。

2.缺点：

(1)查找信息须知道姓名或单位名称、标题；

(2)某个字母下排列的信息较多时，查找费时；

(3)大型系统使用时，很难估计每一字母需要的

存储空间。

6.3信息的整理

(二)地区分类法

又称地理分类法、地域分类法，是按信息产生

形成所涉及的地区或行政区划等特征，将信息分为

各个类别，按字母的先后顺序排列。

1.优点：

(1)便于查找具有地区特性的信息，如某一地区内的

有关公司信息、销售信息；(2)分类方法容易掌

握。

2.缺点：

(1)采用地区分类法需要有一定的地理知识；(2)

只适用于某些单位或部门。

6.3信息的整理

(三)主题分类法

主题分类法是按信息内容进行分类的方法，

主要根据信息内容的主题和标题分类。

1.优点：

(1)相关内容信息材料集中存放；(2)信息

能按逻辑顺序排列；(3)方便检索。

2.缺点：

(1)分类标准不好掌握；(2)标题不能很好

地反映主题时，归类不易准确。

6.3信息的整理

(四)数字分类法

数字分类法是指将信息以数字排列，对每一

通讯者或每一专题给定一个数字，用索引卡标出

数字所代表的类别。

1.优点：

(1)信息按数字从低到高顺序排列，规则简

单；(2)简便易行，适宜于电脑储存；(3)适

合于大型信息系统；(4)通过在后面添加号码

进行存储扩展。

2.缺点：

(1)查找信息需参照索引卡片，花费时间；

(2)如果分类号码有误，查找信息麻烦。

6.3信息的整理

(五)时间分类法

时间分类法是按信息形成日期先后分类

的方法，要以年月日的自然顺序排列。

1.优点：

(1)可用作大型信息系统的细分；(2)

一个案卷内部的信息可按时间排序。

2.缺点：

(1)需与索引系统配合使用；(2)仅适

合于时间特性强的信息，如每年的会员资格。

6.3信息的整理

6.3.2信息筛选

1.信息筛选的步骤

(1)看来源

(2)看标题

(3)看正文

(4)决定取舍

6.3信息的整理

2.信息筛选的方法

(1)类比法

(2)查重法

(3)时序法

(4)专家评估法。

(5)调查法

(6)老化规律法

6.3信息的整理

6.3.3信息校核

1.校核的范围

校核的范围包括：信息中所需用的事

实、观点、数据、图表、符号，以及时间、

地点、人物等。

2.信息校核方法

(1)溯源法

(2)比较法

6.3信息的整理

(3)核对法

(4)逻辑法

(5)调查法

(6)数理统计法

6.3.4信息综合

1.信息综合的步骤

(1)充实内容

6.3信息的整理

(2)综合分析