文书的整理与归档.pptx

;学习目标;;;一、编制分类方案类目;（一）按保管期限分类;第六条机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

第七条永久保管的文书档案主要包括：

(一)本机关制定的法规政策性文件材料；

(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；

(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；

(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料；

(六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；

(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。;第八条定期保管的文书档案主要包括：

（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；

（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；

（四）本机关一般性事务管理文件材料；

（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；

（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；

（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；

（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

第九条机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。;（二）按年度分类;纸质档案归档文件整理工作步骤

（某高校）;4.跨年度形成的文件

机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等，跨年度形成的文件，统一在办结年度归档，分类时也都归入办结年度。如：

①跨年度的会议文件材料，统一归在闭幕年；

②跨年度的案件形成的文件材料，统一归在??案年；

③跨年度的请示与批复，统一归在批复年，原已分开归档的，应在各自归档文件目录备注栏内加以说明；

④回顾纪念性文件，归入定稿或发表年；

⑤法规性文件，归入公布的年度；

⑥跨年度的计划归开始年；

⑦跨年度的总结归最后一年，等等。

;5.几份文件作为一件时，“件”的日期

按照规定，正本与定稿、原件与复制件、来文与复文等也可作为一件，这时判定“件”的日期，应以装订时排在前面的文件的日期为准。具体地说，

①正本与定稿为一件，以正本为准；

②正文与附件为一件，以正文为准；

③转发文与被转发文为一件，以转发文为准；

④来文与复文为一件，以复文为准；

⑤多份文件（如组织关系、工资关系、行政介绍信、学籍材料等）作为一件的，可标起止时间。;6.无落款日期的文件要标注日期

此类情况见于内部文件（也叫白头文件），需要分析文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类。

7.专门年度的分类方法

如果立档单位相当一部分工作是按照专门年度进行的，如教学等，采用年度分类法时，对这部分工作中形成的文件，就按照专门年度进行分类。如：2002-2003学年的计划归入起始年；2002-2003学年的教学工作总结归入办结年。;（1）1995年形成的《1996——2000年工作规划》应归入——

（2）1997年形成的《1996年××机关工作总结》应归入——

（3）2004年8月28日通过，2005年4月1日起实行的《电子签名法》的定稿、存本应归入——

（4）某单位一个房地产纠纷案件材料是跨年度形成文件（从2000——2004年），分类时归入——

;（1）1995年形成的《1996——2000年工作规划》应归入——1995

（2）1997年形成的《1996年××机关工作总结》应归入——1997

（3）2004年8月28日通过，2005年4月1日起实行的《电子签名法》的定稿、存本应归入——2004

（4）某单位一个房地产纠纷案件材料是跨年度形成文件（从2000——2004年），分类时归入——2004

;（三）按组织机构分类;（三）按组织机构分类;按组织机构分类举例;（四）按问题分类;按问题分类举例;（四）按问题分类;1.某公司是一家老牌制药企业。三年前，公司进行改制，改制后公司除设有行政部、人力资源部、财务部等职能部门外，还有第一生产分公司、第二生产分公司和供应部、销售部等生产经营部门。目前，公司各部门职责分明、机构稳定