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项目监理部资料、档案管理制度

第一章总则

为规范项目监理部的资料与档案管理，确保资料的完整性、准确性和可追溯性，特制定本制度。项目监理部的资料和档案是项目实施过程中重要的信息载体，涉及项目进度、质量、安全等多个方面，是项目管理的重要依据。

第二章适用范围

本制度适用于项目监理部所有与项目相关的资料和档案管理工作，包括但不限于项目计划、会议记录、施工记录、监理报告、变更通知、验收报告等。

第三章法规依据

本制度依据以下法规和行业标准制定：

1.《中华人民共和国档案法》

2.《工程建设监理规范》

3.《ISO9001质量管理体系标准》

第四章档案管理职责

4.1资料收集

项目监理部负责项目过程中的所有资料收集工作。各项目负责人应主动收集、整理与项目相关的各类资料，并按要求提交至资料管理员。

4.2资料整理

资料管理员需定期对收集的资料进行整理，确保资料的完整性和准确性。资料整理应包括分类、编号、登记等，确保资料易于查找和使用。

4.3资料存储

所有资料应存放在专门的档案库房内，库房应符合防火、防潮、防盗等安全要求。纸质资料应采用档案盒进行存放，电子资料应定期备份，并存储在安全的服务器上。

第五章资料的归档与保管

5.1资料归档

所有项目资料在项目完成后，应按规定的时间进行归档。归档资料包括项目计划、监理日志、检查记录、验收报告等。归档时，需填写《资料归档清单》，并由项目经理签字确认。

5.2资料保管

档案管理员对所有归档资料负责，需定期对档案进行检查，确认资料的完整性和安全性。档案库房应定期进行清洁和维护，确保资料不受损坏。

第六章资料的查阅与借用

6.1查阅

任何单位或个人需查阅项目档案时，应向档案管理员提出书面申请，经过审核同意后方可查阅。查阅时需遵守必威体育官网网址制度，不得对档案进行涂改或拆换。

6.2借用

项目档案原则上不外借，如需借用，需填写《档案借用申请表》，经项目经理和档案管理员审核后方可借出。借用人需承诺对借用档案的安全保管和按时归还。

第七章资料的转递

7.1转递流程

档案转递应遵循“专人负责、密封转递”的原则。转递前需填写《档案转递单》，并由相关责任人签字确认。转递的档案应通过机要途径进行，禁止个人随意携带。

7.2转递登记

档案管理员需对转递的档案进行登记，记录转递的时间、内容、接收人等信息，以保证档案的可追溯性。

第八章监督与评估

8.1监督机制

项目监理部应定期对资料和档案管理工作进行监督检查，确保制度的执行情况。监督检查可通过定期会议、随机抽查等方式进行。

8.2评估机制

资料和档案管理工作应每年进行一次全面评估，评估内容包括资料的完整性、准确性、安全性等方面。评估结果应形成书面报告，并根据评估结果提出改进措施。

第九章附则

本制度由项目监理部负责解释，自颁布之日起实施。制度的修订应根据实际情况和相关法规的变化进行，修订过程需经过项目监理部的讨论和批准。

结语

通过本制度的实施，将有效提升项目监理部的资料和档案管理水平，保障项目管理的规范性、安全性和有效性。希望各位同仁积极配合，共同维护良好的档案管理环境，为项目的成功实施提供有力支持。