【会议制度】大学会议管理办法.pdfVIP

大学会议管理办法及组织程序

一、学校大型会议的筹办

㈠、大型会议的类别

学校大型会议包括党代会、教代会、校庆、团代会、经验沟通会等。

㈡、会议的组织与筹办

1.组成秘书机构。

会前组成秘书班子，分设文字组、行政组、组织组、宣传组和捍卫组。总称会议秘书处。

①文字组，负责撰写工作报告、决策、决定草案、会议总结报告的草稿、会议典型的选择、讲话稿

等，安排日程表及文稿打字、校对、印刷、装订、散发、印发大会手册、简报、文件袋、讲话目

录、会议名单等。

②行政组，负责印制会议代表证、列席(特邀)代表证、工作人员证、会议通知、安排食宿、医疗、车

辆、会场、娱乐活动等。

③组织组，负责制印选举名单、选票、准备票箱，起草选举主持人主持词，组织实施选举等。

④宣传组，负责新闻报道、会场音响，书写并张挂(贴)会标，散发会议宣传材料，注意检查研究，使会

议更具有针对性。

⑤捍卫组，负责会议的安全捍卫工作。

2.会前准备工作。

①预案拟订，即拟定议题内容、会议规模，向主管部门报送召开会议的请示、起草会议估算、发出

会议通知和向贵宾发送请帖等。

②会场布置，主席台座次要预先注明或印有名单表，并通知相关人员。同时准备好会场音响、照明

设备、应用的国歌等录音带、通风保暖、场所区分、出入路线等。

③议程安排，秘书人员应根据初定的议程拟出日程表，应注意安排好食宿、车辆、医疗、捍卫、娱

乐活动等。

④文件准备工作，起草开、闭幕词、工作报告、决策以及会议须知、作息时间表等。

⑤其余，如准备入场卷、代表证、工作证、投票箱、选票，以及发奖仪式、集体摄影等活动的组织

工作。

3.会前检查工作。

应重点检查：文件材料、会场布置、主席台、音响效果、安全捍卫、出席人员的落实等情况。

4.会务工作。

①安排好会议时间、用车、行车路线、停车地址、贵宾住房；

②接待报到、登记；

③安排贵宾伙食、娱乐活动，辅助主席团或主持人实时掌握会议动向，主假如大会报告之后各组的

反应；

④整理代表的提案、批评、建议，送交大会研究办理；

⑤辅助主持人组织确定大会讲话，做好大会决策、决定、规定、条例等文件的改正工作等。

5.会议后的整理工作。

①根据会议情况写出会议纪要，编发新闻报道稿件；

②总结会务工作，撰写会议日志；

③安排校外代表的离校，若是省外贵宾应提早认识登记其返程日期，并代购车、机票；

④各类文件该归档的归档，该收回的收回。记录要实时整理、包办、交办、转办、催办，特别是教

代会的决案、提案的办理工作，应将相关文件实时归口分类办理。

二、学校行政工作会议

㈠会议的种类

学校行政工作会议一般有：

1.校行政会议、校长办公会议。会议内容一般为议论决定学校的重要发展、改革、增减机构等重要

事项；

2.学术委员会、教师职称评审委员会、学位委员会等会议。会议内容一般为研究咨询审议学校的校

务、教学、科研、教师职称、学位等方面的重要问题；

3.系主任(处长)工作会议。会议内容一般为传达上级文件或会议精神，布置和研究学校或系、处的

工作；

4.校长分口召开的特意性会议(含信息发布会、各大口汇报质询会)。会议内容一般为研究或解决某

方面的特意问题，或协调办理某些详细问题；

5.校领导下基层召集的工作汇报会。内容一般为认识信息、检查研究，办理一些基层的实际问题。

㈡会议的组织工作

学校每周主要会议(活动)安排的程序

①校办主任每周五上午以前向校长征集下周所要召开的会议内容、要求，提出下周会议安排建议。

②落实会议地址，通知相关人员出席会议。

㈢会议的准备工作

1.前四种会议须预先确定好会议的主要议题。

一般由校长或其他校领导提出议题，此外也可由校办将各职能处、系需提交会议议论决定的问题进

行审查提出建议。各职能部门必须在每周五前将本部门需要在校长办公会议上议论的问题，书面提

交校办。注意：

①对所建议题，相关系、职能部门是否按要求执行完规定的程序；

②对所建议题，相关职能部门是否提出办理建议或建议(有争议的问题最好提出两项或两项以上的

方案供领导抉择)；

③重要议题是否经相关咨询机构论证并提出方案；

④主管校长是否同意所建议题在这些会议上议论。

手续齐全后方可排入会议议程。

2.会议材料的准备。

由各职能处、系提交上会议论的问题，若需人手一册，一般应由各职能处筹办，校办秘书督办。需

会议上研究的文件，如学校规划、年度工作计划、校长工作报告、各样重要改革方案、建设方案、

预决算方案、重要人事安排、机构设置问题、重要规章制度的成立、改正和取销等，