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企业数字档案馆（室）建设指南

企业数字档案馆（室）建设指南

说明

为加强对企业数字档案馆（室）建设工作的指导，规范企业数字

档案馆（室）建设工作，国家档案局组织编制了本指南。

本指南适用于各企业开展数字档案馆（室）建设工作。

除非特别说明，本指南所用术语均引自《电子档案管理基本术语》

（DA/T58-2014）。

本指南由国家档案局提出并归口。

本指南起草单位：国家档案局经济科技档案业务指导司

本指南主要起草人：付华、王雁宾、姜延溪、蔡盈芳、张晶晶、

熊伟、孙晓光、周喜、皮楠、环红

目录

1概念与基本特征(1)

1.1概念(1)

1.2基本特征(1)

2建设目标与原则(2)

2.1建设目标(2)

2.2建设原则(2)

3基础设施建设(3)

3.1机房建设(3)

3.2网络设施(4)

3.3硬件设备(4)

3.4基础软件(4)

3.5其他设施(4)

4电子档案管理系统建设(4)

4.1收集功能(5)

4.2整理功能(6)

4.3保存功能(7)

4.4统计功能(9)

4.5利用功能(9)

4.6系统管理功能(10)

4.7传统载体档案辅助管理功能(12)

4.8其他可选功能(13)

1

5数字档案资源建设(13)

5.1传统载体档案数字化(13)

5.2电子文件归档(14)

5.3专题数据库建设(15)

6制度规范建设(15)

6.1制度建设(15)

6.2标准规范建设(15)

7安全必威体育官网网址体系建设(17)

8经费与人才保障(17)

8.1经费保障(17)

8.2人才保障(18)

9建设步骤(18)

9.1项目规划(18)

9.1.1成立项目工作组织(18)

9.1.2制定项目方案(18)

9.2项目立项(19)

9.3项目实施(19)

9.4项目验收(25)

9.5项目运维(25)

2

企业档案是企业生产、经营、管理活动的真实记录，是企业有形

资产的凭证和无形资产的组成要素。企业档案工作是企业基础性工作，

在保障企业生产、经营和管理活动持续开展、资产保值增值和记录企

业历史等方面具有重要地位和作用。

随着信息技术的深入发展和广泛应用，建设数字档案馆（室）已

成为企业档案工作提质增效与创新发展的必由之路。建设符合国家、

社会和企业信息化发展要求的企业数字档案馆（室），有利于整合企

业信息资源，增强档案信息管理与服务能力，提高企业管理水平。

1概念与基本特征

1.1概念

本指南所称的企业数字档案馆（室），是指企业运用现代信息技

术固化档案工作业务流程，对本企业或与其具有资产隶属关系企业的

电子档案或其他数字资源进行收集、整理、保存，并通过网络提供档

案信息服务和共享利用的集成管理系统平台。

1.2基本特征

与企业传统档案馆（室）相比，企业数字档案馆（室）具有以下

特征：

1）档案资源数字化

通过对企业各类信息系统中形成的电子文件归档和对纸质等传统

载体档案进行数字化加工，以数字形式存储各种档案信息。

1

2）档案管理信息化

企业数字档案馆（室）将档案管理业务流程固化在电子档案管理

系统中，实现数字档案资源的自动化管理，档案的收、管、存、用通

过信息技术手段来实现。

3）档案服务知识化

企业数字档案馆（室）利用知识管理、大数据等理念和技术，创

新档案利用方式和方法，对档案信息进行深层次加工和知识化组织，

以档案利用需求为导向，有针对性地主动为企业提供全方位、多层次

的个性化档案信息和决策支持服务。

2建设目标与原则

2.1建设目标

通过企业数字档案馆（室）的建设，实现企业档案工作提质