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工程项目档案管理作业指引书

一．总则：

1.为加强工程项目档案的规范化管理，统一建设单位保存的工程项

目档案归档整理工作标准，使工程项目档案真实、有效、完整和齐全，

以便能够更好地在实际工作中发挥其应有效用，同时可以更好地规避

建设单位主体责任，制订本作业指引。

2.本指引依据《中华人民共和国档案法》、《建设工程文件归档整

理规范》（GB/T50328－2001）、市地方标准《建筑工程资料管理规

程》（DBJ01-51-2003）和《市政基础设施工程资料管理规程》

（DBJ01-71-2003）以及上级单位所发文件编制。

3.本指引适用于控股公司本部及北京地区各房地产类公司和各项目

部关于工程项目档案的管理。其它各外地区域的房地产类子公司和各

项目部将在更换符合其所在地区标准的工程档案归档清单后按此指

引书进行管理。

二．基本要求：

1.工程项目档案的管理工作应与工程建设同步进行，每完成一个阶

段即收集、整理、归档一个阶段的档案资料；工程竣工验收时，要提

交一整套合格的工程竣工档案资料，并作为竣工验收的必备条件之

一。

2.在工程开始建设之前，建设单位应在工程招标及与勘察、设计、

施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程档案文件的明细、套

数、质量、移交时间等提出明确要求。

3.工程项目开始建设时，负责工程档案组卷归档的各方应依据建设

方的《工程项目档案应归档明细清单》编制出本次工程项目所涉及到

的预归档文件清单，并报档案室及项目部备案。

4.在工程项目结束后，进行工程费用结算前，各项目部资料员与各

子公司档案室人员应进行工程项目档案预验收工作，预验收合格的方

可进行工程费用结算。

5.勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷

后向建设单位移交。

6.建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单

位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交；建设工程项目由几个

单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，

并应及时向建设单位移交。

7.控股公司本部档案室负责对各项目部/子公司的工程档案资料整

理归档工作进行指导、监督和检查。

三．工程项目档案归档范围及质量要求：

1.对于工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、

具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。

2.各项目部/子公司工程项目档案的归档范围必须符合《工程项目档

案应归档文件明细清单》（按各地区标准编制）的要求。（详见附录

A）

3.所有应归档的工程项目档案均需原件一份，因特殊原因不能归档

原件的，应在复印件上加盖原件存放单位公章、注明原件存放处，并

有经办人签字及时间。

4.归档的工程项目档案应字迹清晰，签字、盖章手续齐全，签字必

须使用档案规定用笔。计算机形成的工程资料应采用内容打印、手工

签名的方式。

5.工程档案的编制与组卷原则：

5.1工程项目档案组卷应首先按建设项目单位工程组卷。

5.2工程项目档案资料应按照不同整理单位及档案类别，分为基建文

件、监理资料、施工资料、合同、结（预）算资料、招投标文件、竣

工图等。

5.3监理资料、施工资料以卷为单位，按照封面、目录、资料部分、

备考表和封底的顺序组卷，以三孔一线或胶装的方式装订成册。

5.4基建文件、招投标文件以件为单位，按文件自然形成的顺序或是

时间顺序进行排列。

5.5工程项目合同按已规定好的合同类别进行分类，同类别项下按时

间顺序排列；每册合同装订的厚度最厚不得超过75mm，如超厚分下、

下册装订。

5.6结（预）算资料按各工程结算项目分别装订成册，每册必须含有

封面、目录、结算审批单等。

5.7竣工图按专业分别组卷，每卷内图纸以件为单位，按每专业图纸

目录顺序排列；图纸按国家标准规定折叠成A4幅面大小；所有竣工

图纸必须每张均加盖竣工图章。

5.8应归档保存的工程项目档案按工程管理与验收资料、每一分部工

程（专业）的施工技术资料分别组卷。

5.9建筑工程可分为九个分部工程：地基与基础；主体结构；建筑装

饰装修；建筑屋面；建筑给水、排水及采暖；建筑电气；智能建筑；

通风与空调；电梯等。（详见附录B）

5.10对于专业化程度高，施工工艺复杂，通常由专业分包施工的子

分部（分项）工程应分别单独组卷；如钢结构、幕墙、火灾报警及消

防联动系统等。（详见附录C）

5.11卷内文件文字材料的排列应按事项、专业顺序排列。同一事项

的请示与批复、同一文件的主件与附件不能分开，并按批复在前、