档案整理及数字化项目管理规范.pdf

T/GZSDA1—2024

档案整理及数字化项目管理规范

1范围

本文件规定了档案整理及数字化项目的基本要求、管理流程、管理内容等。

本文件适用于指引发包方、承包方和档案项目监理机构对于非涉密档案整理及数字化加工项目的管

理进行规范。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，

仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其必威体育精装版版本（包括所有的修改单）适用于本

文件。

DA/T1档案工作基本术语

DA/T31纸质档案数字化规范

DA/T68.1-2020档案服务外包工作规范第1部分:总则

DA/T68.2-2020档案服务外包工作规范第2部分:档案数字化服务

DA/T68.4-2022档案服务外包工作规范第4部分：档案整理服务

3术语和定义

DA/T1界定的以及下列术语和定义适用于本文件。

3.1

档案服务外包archivesserviceoutsourcing

某一机构将不属于国家法律法规限制范围内的档案,外包给其他机构进行管理,委托其为本机构提

供档案服务的行为。

[来源:DA/T68.1—2020,3.3]

3.2

发包方client

档案服务外包的需方。在规范中,发包方也称为客户。

[来源:DA/T68.1—2020,3.4]

3.3

承包方serviceprovider

档案服务的供方。在规范中,承包方也称为组织。

[来源:DA/T68.1—2020,3.5]

3.4

监理方supervisionparty

发包方、承包方之外的,为发包方提供档案项目监理服务,监督档案整理及数字化的过程，确保其符

合行业标准和法律法规要求的非政府机构。

3.5

档案整理及数字化organizationanddigitizationofarchive

按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目,使之有序化，并利用计算

机技术将传统载体档案(纸质、缩微胶片、照片、模拟音视频等)信息转换为数字信息并提供利用的处理

过程。

4承包方基本要求

1

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4.1机构

4.1.1应依法办理注册登记及档案中介服务机构备案，依法承担纳税和缴纳员工社会保险等法定义务，

档案服务外包的范围不得违反国家有关的法规和政策。

4.1.2应具有开展服务所必需的人员、场所及相应的设施、设备。

4.1.3应确保档案安全和保障员工职业健康。

4.1.4应明确档案服务内容并明码标价，服务范围符合法律、法规规定，维护良好信用。

4.1.5应履行必威体育官网网址义务,不复制、不传播、不泄露所接触档案的任何信息。

4.1.6档案服务承包方应当接受监管机构的监管。

4.2人员

4.2.1承包方从业人员应经过档案整理及数字化相关岗位技能培训，掌握档案基础知识及相关技能。

4.2.2配备满足项目实际需要的人员，一般应包括项目管理人员、作业人员、必威体育官网网址管理人员和质检人

员等。

4.3加工场所及设施设备

4.3.1加工场所合理布局,形成档案存放、档案整理、数字化，以及个人物品存放等区域。

4.3.2应具备防潮、防水、防日光及紫外线照射、防尘、防污染、防有害生物、防盗、防火等功能。

4.3.3应配置消防灭火设施,灭火介质不能对档案产生二次损害,不能污染环境。

4.3.4应设有实时可视监控系统，监控系统需要覆盖所有关键区域，包括档案暂存处、档案加工工位、

服务器、数据导出端以及门窗等，以确保无监控死角。视频监控数据自产生之日起保存不少于6个月。

4.3.5应配备档案整理及数字化信息设备和存储设备，确保设施设备安全、先进,能够满足档案整理及

数字化工作的需要。

4.3.6应做好设备进入加工场所的信息安全技术检测和登记工作,并采用技术手段或专业物理设备封

闭所有不必要的信息输出装置或端口。

4.3.7项目运行过程中,严禁加工场所的各类设备连接互联网和其他公共信息网络,严禁工作人员擅自

删除或下载档案数据。