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保证金管理制度

第一章总则

为了规范和加强保证金的管理，确保资金安全、合理使用及相关责任的明确，依据国家法律法规及本公司相关规章制度，特制定本制度。保证金是指为保障合同履行、项目实施等目的而收取的资金，涉及多个部门和项目管理，故需建立健全的管理机制。

第二章适用范围

本制度适用于公司所有涉及保证金收取、管理和退还的项目及部门，包括但不限于工程项目、供应商管理及合同履行等活动。

第三章制度目标

1.资金安全：确保保证金的安全存放和合理使用，防止资金流失和滥用。

2.规范流程：建立标准化的保证金管理流程，提升工作效率，减少人为失误。

3.责任明确：界定各部门、各岗位在保证金管理中的责任，确保落实到位。

4.合规管理：确保保证金管理符合国家法律法规及公司内部规定。

第四章管理规范

第1节保证金的收取

1.收取条件：在签订合同前，需评估对方信誉及项目风险，决定是否收取保证金。

2.收取比例：保证金的收取比例应根据合同金额及项目风险程度确定，通常不超过合同金额的10%。

3.收取方式：保证金可通过银行转账、支票或现金方式收取，需开具正式收据。

4.收取记录：保证金的收取情况应详细记录在《保证金收取登记表》中，包括合同编号、收款单位、金额、日期等信息，并由财务部门存档。

第2节保证金的管理

1.专人管理：保证金由财务部专人负责管理，确保资金的安全和有效使用。

2.资金存放：保证金应存放在专用账户，并定期对账，确保账户余额与登记相符。

3.使用规定：在项目实施过程中，保证金可用于抵扣违约金、赔偿金等，需经项目负责人及财务部审核同意。

4.记录维护：确保所有保证金的使用和变动均有详细记录，形成完整的资金流动档案。

第3节保证金的退还

1.退还条件：合同履行完成后，若无违约情形，保证金应在合同约定的时间内退还。

2.退还流程：

-项目负责人提出退还申请，填写《保证金退还申请表》，并附上相关材料。

-财务部审核申请表与相关材料，确认无误后进行退还。

3.时间限制：保证金的退还应在合同约定的时间内完成，逾期未退还的应向公司领导汇报并说明原因。

4.记录存档：所有退还记录需填写《保证金退还登记表》，并由财务部存档备查。

第五章监督机制

1.内部审计：公司应定期对保证金的收取、管理及退还情况进行内部审计，确保制度执行的有效性。

2.反馈机制：设立反馈渠道，鼓励员工对保证金管理制度提出建议和意见，定期收集并进行评估。

3.责任追究：对违反本制度的行为，依据公司相关规定追究责任，确保制度的严肃性和执行力。

第六章附则

1.解释权限：本制度由财务部负责解释，任何未尽事宜可依据国家法律法规及公司相关规定进行处理。

2.生效日期：本制度自发布之日起实施，原有相关制度同时废止。

3.修订流程：如需修订本制度，需由财务部提出修订建议，经公司管理层审核通过后方可实施。

第七章总结

本制度的制定旨在通过规范保证金的管理流程，确保资金安全和合理使用，明确责任，提升管理效率。各部门应严格遵守本制度，并积极配合财务部的管理工作，共同推动公司保证金管理的规范化和专业化发展。