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审核员怎么写不符合项报告

撰写不符合项报告是审核员的基本功。这项基本功打不好，写出的不符合项报告将

会误导被审核组织，并被人所嗤笑，降低认证委托方的声誉。此项工作对资深审核员来

说，看似是小事一桩。但对实习审核员和组织的内审员来说，却一直是个难题。

本文按照国际惯例以及有关审核标准要求，漫谈在质量管理体系审核过程中开具不

符合项报告的基本要求及对标原则，供大家参考并提出批评意见。

所谓的不符合项就是指那些违背审核准则的事实和证据。所谓的审核准则在审核中

一般包括法律法规要求、合同要求、认证标准要求和组织质量管理体系文件要求。不符

合项报告包括对不符合项事实的描述、不符合理由的陈述和不符合项性质的判定三部分

内容。

01

不符合项事实内容描述的基本要求可归纳为四条：

以客观事实为依据、以审核准则为准绳、通过审核组内沟通，提出有深度的问题、

得到受审核方的确认。

所谓的“以客观事实为依据”

就是不符合事实必须是审核员亲眼看到的、当事人亲口陈述的，以及审核员稽查受

审核方的文件和记录时查到的。

这与司法机关“办案子”有点类似。审核员应把不符合项报告必须办成“铁案”，

经得起相关方的质询。这件事说起来简单，但是必须与受审核方产品和服务的特点相结

合，才有深层次的意义。

所谓的“以审核准则为准绳”

就是必须按照法律法规要求、合同要求、认证标准要求和组织质量管理体系文件要

求，检查体系实施过程的符合性，而不能想当然。

还有的审核员以自己的工作经历和自己所在企业的做法，去考评受审核方体系运行

情况，开具的不符合项报告搞得受审核方莫名其妙。

再者，如果单体系质量审核时，您发现了涉及环境和安全的不符合项，可以给受审

核方提出口头交流，而不应开具不符合项，因为您的审核准则是质量管理体系认证标准，

而不是环境、安全体系认证标准。铁路警察，各管一段嘛。

所谓的“提出有深度的问题”

可以从两个方面去理解。

一个方面是对一些偶然发生的文件签字不全、记录编号断续、必要的标识漏写等问

题，虽然是不符合项，但是或不具有普遍性，或总体上也不影响体系运行和产品质量，

当面给受审核方提出，让他们纠正就行了，不必开具不符合项报告。

另一方面是要求您应针对表象的问题，进行适当的追溯，看看问题产生的直接（初

步）原因或普遍性。有时候，为了确定是一般不符合项，还是严重不符合项，还应在其

他审核场所进行检查。如果，多处审核场所都存在物料没有标识的问题，性质就变成严

重不符合项了。

所谓的“得到受审核方的确认”

表面上好理解。但在事实过程中就存在一些问题。表现在：审核员开出了不符合项

报告，或者是受审核方不认可；或者是受审核方代表虽然在报告上签字了，但心里却觉

得委屈。要做好这件事，最简单的方法就是在审核现场发现不符合项后，应当即给受审

核方的陪同人和当事人说清楚。必要时，也可给人家时间，让人家拿出否定这个不符合

项的证据。如果他们拿不出否定的证据，就能做到使受审核方心服口服。

特别提醒审核员，在与受审核方核查、交谈和沟通的过程中一定要保持平和谦逊的

态度，不要让受审核方觉得你是在仗势欺人，也就是要在审核过程中自始至终地创造一

个良好的审核气氛。说实话，我是企业出身的，最烦那些高傲无理、自以为是的审核员。

我们每个审核员都要记住：自己的产品是什么？是服务！连这个都不懂，就不好说你能

成为一名口碑良好的审核员。

02

不符合项事实描述中，除了以上的基本要求之外，还要在讲究文字描述问题。文字描述

的基本要求一般也可归纳成4条。

第一：文字描述必须是确凿的事实，经过受审核方确认，不会引起争议。

要做到这一点，除了满足前面讲的基本要求之外，还应关注审核记录问题。审核员

一定要在审核现场及时形成记录。俗话说：好记性不如烂笔杆。有些同仁自持记忆力强，

不及时进行记录，现场审核结束后才补充记录并写不符合项报告，那样很可能出错。

第二：文字记录的事实必须有可追溯性。

要达到这个目标，就应在不符合事实描述中关注五个关键词，可称之为“五何”，

即：何时、何地、何岗位、何样本、何种情况。我在集团内部组织二方审核时，曾邀请

过一位曾做过特大企业质量高管的老同志做审核员。他每次开具的不符合项报告，都会

写“生产现场混乱“，或者”生产现场零件没有标识”这种话。我问：那个岗位混乱。

他说：都混乱。哪里的零件没有标识？他说都没有标识。这样搞得我很郁闷，他开的不

符合项报告，我既不好改动，也没法签字。因为他的判断