调整工作日程表.pptx

调整工作日程表主讲人：方明星职称：副教授

1实训目标通过本实训，要求学生掌握调整上司工作日程表的方法。

2实训背景老总这几天日程安排得满满的，今天上午10点与天津的客户谈判，今天下午3点到市环保局向汪局长介绍公司节能新产品；明天上午九点半在长城饭店与美国QEC公司的代表谈合作，明天下午2点公司召开司务会，……11点钟，美国QEC公司的总经理秘书于雪来电话，说由于特殊原因，他们必须于明天中午乘飞机回国。所以，希望能将谈判时间改在今天下午，否则，会谈将无限期推迟。

3实训内容按照实际情况演练调整上司的日程表。

4相关知识如果确实有必要调整上司的工作日程，那么秘书要能根据具体情况，随机应变，采取相应的措施

（1)如果原定的工作日程变了，那么，秘书就要及时修改自己手中的日程表修改好自己手中的日程表之后，交给上司审核一下，如果他同意，也就将他那份日程表更改过来，这样，就可以迅速通知有关部门作相应的调整。

（2)如果是在年度预定或当月预定这种时间范围比较长的预定期间内出现新的情况，秘书应根据这种突发事件对其他事件的影响，及时提醒上司注意；如果实在不能避免，要及时与对方和有关部门联系，对日程表进行修改，并请上司审核确认。

（3)如果能够对预定的日程安排作相应的调整，比如对会场、旅馆、交通工具等，应与有关方面进行联系。（4)如果领导听取某部门的汇报时间延长，影响后面的工作安排，秘书就要用便笺等告诉上司，听取上司的指示。

（5)如果是拜访客户的话，在拜访的前一天，秘书用电话与对方再次确认见面的时间和地点。这样做虽然要花些时间和精力，但能提醒对方秘书别忘了做些前期准备，这样，既能让对方能够感到你们重视这次拜访，也等于提醒对方别忘了拜访的时间。（6)当预约发生变更时，首先应修改秘书用的预定表，在向上司汇报后，再将上司的预定表也修改过来。并且还要联络持有旧预定表的相关单位。

（7)接到客户方更改预定的请求时，要和上司商量后再调整日程，修改预定表。如果是自己一方希望更改预约，在向对方说明情况且道歉之后，应和上司商量好，把上司希望的时间向对方提出来。（8)当上司在客户单位预约的事情和其他预约有冲突时，不要因为是上司亲自决定的，就随意排优先顺序，改变原来的预定。这种情况，应将和原来的预定发生了冲突一事告知上司，请求指示。

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