让上司急件急批.pptx

让上司急件急批主讲人：方明星职称：副教授

CONTENTS1让上司急件急批2整理名片

让上司急件急批1

1实训目标通过本实训掌握让上司对一些急件进行快速批阅的技巧。

2实训背景技术部主管拿着一份文件来找总经理秘书王晨求助，他说：“王秘书，麻烦你尽快请总经理给这份文件批了，有急用。”王晨心里感到非常为难，因为她知道总经理正为和超凡公司谈判的事着急上火，如果此时进去请总经理批阅无疑是火上浇油，可是如果现在不拿给总经理批阅误了事怎么办呢？王晨应该怎么做呢？

3实训内容根据实际情况演练让总经理批阅急件的过程。

对于一些需要上司紧急批阅的文件，秘书应注意以下问题：4相关知识不管用什么方式让上司批阅急件，一定要事先与上司约定好；一般在急件上贴张红色便笺，以向上司表明此为急件，需要紧急处理，并把它放到红色的“待阅文件夹”的最上面，以便让上司优先处理；即使上司未能快速批阅，作为秘书也不应有任何怨言，也许上司有他自己的想法。

整理名片2

1实训目标通过本实训掌握整理名片的一般方法。

2实训背景宏达公司王总经理工作繁忙，几乎每天都能收到好多名片。作为总经理秘书的王晨，由于经常陪同总经理出席各种会议和活动，也收到不少名片。于是，整理名片就是王晨经常要做的工作。

3实训内容根据实际情况为上司整理名片。

4相关知识（一）名片的保存范围（二）秘书在整理名片时的注意事项

（一）名片的保存范围秘书负责保存的名片主要包括：上级领导的名片、公司所有员工的名片、重要客户的名片、订票公司名片、旅游公司名片、咨询公司名片、法律事务所名片、报刊订阅联系人名片、办公设备售后服务中心名片、办公用品公司名片、上司喜欢的餐饮公司名片、市内星级酒店名片、物流公司及快递公司名片、的士司机名片等。

（二）秘书在整理名片时的注意事项（1）在收到名片后，可以在他人名片上随手记下可供日后参考的资料，使其充当客户信息的记事簿，又是一份很好的公关手册，也有利于日后进行客户资料加工时参考。

收到一张新名片时的具体情况：包括收到名片的地点、时间、是否与对方亲自交换以及其他特殊情况等。交换名片者个人的资料。与他人相关资料。交换名片者在交换名片后变化的情况。一般往来记录。业务往来记录。可在名片上或名片后附上记录的客户信息有以下几项

（二）秘书在整理名片时的注意事项（2）记录好必要的客户信息后，秘书就可以把名片归类存放起来了。（3）分好类后，要将名片作为公司资料存放在名片册中。可以根据需要选用不同大小的名片盒、名片夹、名片册等。（4）如果收到某人联络方式或职务变动的通知，应立即在其名片上注明。（5）也可以应用具有名片管理功能的软件对名片进行整理和管理，或者应用具有扫描与识别功能的电子工具如名片扫描仪等对名片进行整理和管理。

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