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档案信息管理系统设计与实现

多年来，广西发改委档案室已积累了很多档案资料，这些档案都是贵

重的信息资源，经常被各个部门查询调阅。随着档案的逐年累积，各

种档案资料库存量逐年攀升。传统的纸质档案管理方式已经不能满足

档案管理、查询借阅的需求，档案的查阅利用与存储管理的问题日益

凸显，档案信息化系统的建设尤为紧迫。同时，为进一步贯彻落实中

心关于做好档案工作的精神和自治区《“十二五”规划》中关于“加强

档案基础信息资源开发利用”要求，广西发改委于2021年下半年启动

档案数字化及综合档案信息管理系统建设工作，系统现已投入运行。

1系统设计思路

系统依托办公内网，接受先进的计算机技术，吸取国内外各种信息

系统的建设阅历，从发改委实际要求动身进行设计；在“平安、共享、

高效、服务”原则基础上构建广西发改委档案信息管理系统，建立平

安牢靠的档案信息服务体系；将发改委纸质档案资料进行档案数字化

服务，实现纸质档案数字化，为档案信息无纸化利用供应电子信息与

元数据，实现部分档案全文检索利用；建立电子档案资源数据库，转

变传统的纸质档案管理模式，实现网络化管理与利用，满足以后与上

级机构或其他相关机构对档案信息资源的利用需求；建立科学完整的

档案管理系统，实现与OA等其他信息系统进行信息交互，避开消灭

信息孤岛；对数字化后的涉密数据进行压缩加密，并实现异地备份；

对大量的历史数据条目进行迁移，确保数据的连续性和完整性；建成

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以档案数据信息和档案影像的全方位利用为目的，完整、专业、易扩

展的综合档案信息管理平台。

2系统的架构、功能和应用平安设计

2.1系统架构

广西发改委档案信息管理系统主要包括收发文管理、归档管理、统

计查询、档案借阅及系统管理等模块组成。

2.2系统功能

（1）收发文管理①收文管理收文管理实现对外来公文进行登记和

处理。主要用于登记国家各部委来文，党委、政府来文、区直各单位

及各地市来文。主要有收文登记、填写拟办意见、领导批示、处室承

办、传阅、提交归档等功能。还具有全文检索、条件检索、统计等功

能。②发文管理发文管理实现对发改委各类发文的登记和查询。主

要登记文件标题、文号、签发人、主办处室等重要文件要素，同时具

有提交归档、条件检索、统计等功能。（2）归档管理归档管理实现对

业务部门提交的历史档案进行加工归档并入库、档案著录管理、对在

库的档案进行统计、分析及利用等。同时供应档案管理人员直接登记、

扫描、编目和著录功能。（3）统计查询统计查询是对档案利用率、档

案归档、访问量等进行统计。依据发改委要求实现上级部门及地方档

案管理部门要求的各类档案统计报表（包括档案的归档状况、库存状

况、利用状况），全部统计结果都要可以打印，转换成上级部门要求

的档案标准格式。（4）系统管理系统管理包括组织机构管理、用户管

理、角色管理、权限管理、分类码表管理、档案卷目设置管理、档案

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类型设置管理、流程定义、操作日志管理等功能。（5）查阅利用子系

统实现机关内部工作人员借阅档案（电子卷、实体卷）申请和档案管

理部门逐级审批，依据处室人员权限不同划分可直接阅览、需审批才

能阅览，具有规定借阅时间、保留借阅目的和审批意见、各处室借阅

资料统计等功能。

2.3系统平安设计

由于系统要求具备很高的平安性和必威体育官网网址性，系统在应用平安上的解

决方案是以应用系统的平安设计为基础，以应用系统日志、数据备份

与恢复等为主要手段，保证应用系统的访问及数据平安，主要内容包

括：（1）按角色定制、设计与安排权限，事前把握用户对系统的访问；

（2）接受SSL协议对外部访问进行数据加密处理；（3）为关键的应

用系统流程设计日志功能，以便于事后进行平安问题追查；（4）严格

依据规定进行数据备份与恢复操作，保证应用系统数据平安。

3系统开发的解决的关键问题

3.1海量纸质文件数字化存储

广西发改委的档案主要包括了文件类、照片类、音视频类、实物档

案类、会计类、基建类等档案，分类较多，其中文件类和照片类的档

案数量尤为浩大，在档案数字化的过程中，必需将这些档案扫描成电

子档案后再存储到信息系统中。存储的公文类图片文件接受黑白二值

模式扫描的格式，对于一些对档案图片质量要求较高的图片接受灰度

模式或者彩色模式进行存储，虽然接受了TIFF格式和JPG格式已经起