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第一章

第一章第一节会前筹备

一、会议方案的拟订

（一）会议筹备方案的概述:1.会议筹备方案的内容:会议筹备方案包括如下几个组成局部:（1）确定会议的主题及议题。（2）确定会议的名称。（3）确定会议和议程。（4）确定会议的时间性和地点。（5）确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要（6）确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作。（7）确定会议及会代表的组成。（8）确定会议经费预算。（9）确定会议住宿和餐饮支配。（10）确定会议的筹备机构，大型会议需要确定筹备机构及人员分工。

2.会议筹备方案的作用:(1）确保会议的周密组织（2）确保会议效劳质量和沟通协调到位;（3）确保会议指导的意图得以贯彻执行

3.会议及视频会议

（1）会议沟通信息的特点

1）会议:①便利敏捷，打算时间短，回复快速。②缺少身体语言，难以进展互动沟通；缺少文本，难以传递大量细微环节信息。

③为了进步会议的效率，增进信息及沟通，可搭配运用其他通信方式（如、电子邮件）。

2）会议信息工作要的要求:会议要根据确定的工作程序和工作要点进展，具体要求如下：1精确发出开会信息；2仔细分发会议书面信息材料；3合理支配会场信息传输设备；4按时接通；5互相能报出席状况；6做好会议记录。

（2）视频会议

1）视频会议的特点:①声音和图像同时传送。②不受空间的限制。③节约时间、费用。④沟通效果较好。⑤视频会议的沟通不够深化广泛。

2）视频会议信息工作的要求

由于视频会议效率高，投入也大，因此必需高标准、严要求，踏踏实实做好会务工作。具体要求有：1发出开会信息；2分发文件信息资料；3布置会场；4置及检查会场信息传输设备；5做好会议打算；6采纳行集中后分散的形式；7汇总状况信息。

4.远程会议筹备方案的优点:远程会议具有节约时间和金钱、及效劳机构商定运用录音带的形式做永久记录、沟通更加干脆及简短的优点。

5.会务机构分工的要求

会务机构分工主要指定会议组织部门和人员落实。会务机构的各部门需明确各息的任务和要求。具体要求如下：（1）要根据会议的规模和类型组织人员队伍。（2）会务机构要分工明确、责任到人。（3）加强协调，定期沟通。

（二）会议筹备方案和制定程序会议筹备方案的制定程序为：组建会议筹备委员会分成筹备小组形成筹备方案指导审核方案。

二、会务筹备概述

（一）会务筹备概述

1.会务筹备状况检查的主要内容:（1）会议打算是否充分;（2）会议期间能否解除各种干扰;（3）环境条件及用品打算（4）文件材料的打算状况;（5）会场布置状况的检查;（6）会议保卫工作的检查;（7）检查的其他内容

2.会务筹备状况检查结果的形式:务筹备情部的检查结果可以通过三种形式向指导或会议工作人员汇报。第一，书面形式；第二，口头形式；第三，协调会形式。

3.会务筹备状况的检查的方法:务筹备状况检查的方法大致分为以下两种：（1）听取会议筹备人员的汇报;（2）会前现场的检查

（二）会务筹备的程序

1.开会检查的程序:如对会议的打算状况以汇报会的形式进展检查，检查的程序应包括：

(1)会议筹备机构对会议的打算状况进展自我检查，由各个筹备小组将检查结果以书面报告的形式上报指导小（2）会议指导小组经过协调，确定汇报会的时间和地点，并发出协调会通知。（3）召开筹备检查协调会，听取汇报，并会上现场解决各种需要协调和问题。（4）汇报会后要以、现场指导等方式对检查中发觉的问题予以催办和落实。

2.现场检查的程序:（1）先制定现场检查的路途和确定现场检查的重点，并通知有关筹备部门.2）将现场检查的工程制成检查单，以便记录和汇总。（3）根据既定的检查路途和工程逐一现场核对，对到达和未到达预期要求的精确工程都要有明确的记录。（4）对未到达检查要求的工程整理出整改和修订意见，并以、文件或会议厅等形式刚好通报给相关筹备部门予以订正。

三、审核会议文件夹概述:

1.会议文件的类型,2.会议文件审核的内容:(1)审核会议文件的精确性和完好性(2)会议文件的具体内容3.会议文件审核的方法:(1)对校法，适用于定稿上改动较多的文件夹。折校法，适用于整齐、改动不多的文件。读校法，适用于定稿内容粗浅易懂，生僻字、专用术语名词较少的定稿。

（二）会议文件审核的工作步骤:（1）由起草文件的秘书就文件内容进展自审，使会议文件在初始期就能严格把关。（2）由主管乞讨书进展会议文件夹初审。（3）如会议文件夹的内容涉及的部门较多，要进展必要的会审。（4）在会议文件审核修改之后，要由主要指导者或主管指导进展终审。

四、及指导沟通会议的有关事宜

（一）及指导沟通会议概述

1.及指导沟通会议有关事宜的原则有：（1）时间生原则；（2）刚好原则；（3）全面原则。

2.及指导沟通会议有关事宜的方法:(1)定期向指导提交书面报告;(2)由会议负责人定期向指导