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档案文书管理制度范本(通用6
篇)
档案文书管理制度1
1、文书立卷
每年年初,政府文件部门或业务部门应首先制定出当年可能形
成文件的文件类别,并按文件类别做好文件的收集和分类工
作。在收集完整文件的基础上,根据以下特点逐项进行分类。
①分年度。将文件按其形成的年度分开。
②分级别。将文件按其之间的关系分成上级、同级、下
级。对互相联系紧密的文件,如上级的批复、下级的请示应放
在一起。
③分机构。将文件按其产生或承办部门分开。
④分问题。将文件按其内容所反映的问题分开。
⑤分期限。根据《文书档案保管期限的规定》,将文件按
不同的保管期限分开。
在文书分类的基础上,根据实际情况,灵活运用文件各特
征(问题、、时间、地区、文件名称、文件往来机关),分别
组合成若干个案卷。拟写案卷标题,简明、确切地反映卷内文
件的内容。案卷正式确定下来后,根据卷内文件时间、重要程
序、问题、、地区、文件名称、文书往来机关等具体情况系统
排列。编写卷内文件的页号;填写卷内文件目录和备考表;拆
除档案文件上的金属物,装订案卷;填写案卷封面,包括案卷
标题、卷内文件的起止年月、页数、件数、保管期限、案卷编
号等。
2、档案管理
对档案库房中的文件柜和书架进行科学的排列和编号。保持
仓库清洁卫生。学习和掌握文件保护技术。仓库应有防高温、
防潮、防盗、避光、防尘等安全设施。,以避免灰尘、有害气
体、微生物、昆虫和老鼠对档案的危害。
3、档案利用
准备检索工具。编制案卷目录、全引目录、专题文件目
录、资料卡片、档案资料存放索引、汇编有关文件、参考资料
等,并积极开展档案史料的编研工作。查阅、借阅有关文件,
需经秘书长批准;对摘抄、复制的档案资料进行审核、登记,
然后在摘抄、复印件上注明出外、时间。借阅档案,应认真填
写借阅登记薄《档案利用效果登记表》,以便存查。对借出的
档案资料要按时收回入库。
4、档案统计
建立档案进出登记簿。准确编制档案工作统计年报,并及时
上报有关部门。
5、档案鉴定
根据国家有关档案保管期限的规定,制定档案保管期限
表,由档案部门和有关业务部门的人员组成鉴定小组,定期对
档案进行鉴定。剔除没有保存价值的文件,对归档文件确定其
保管期限。对保管期限已经满10年的档案,移交市档案馆保
存。对会议形成的资料、市政协大事记、常委会议记录等也要
立卷、归档、入馆。
档案文书管理制度2
(一)文件管理制度
第一条管理要点
1、为了使公文管理工作制度化、规范化、科学化,提高公文
的速度和质量,充分发挥公文在各项工作中的指导作用。
2.文件管理的范围包括:上级下发的文件、各种公司制度文
件、对外传真文件、政策指导性文件、各种合同文件。
3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写,统一页
眉、页脚,写明公司全称及文件性质;正文部分写明题目、时
间、发文部门、内容等信息;措辞规范,表达无歧义。
4、根据文件属性、类别,对所有文件进行编号,根据编
号定期归档,做好相应的文字记录,以备查阅。
第二条制度规范
1.办公室人员负责起草、发送、接收、打印、归档、借阅和
销毁文件。
2.公司的公文报送权和发文权主要集中在行政人事部,各部
门不得自行上下发文。
3、公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核,总
经理签发;各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起
草,行政人事部负责审核,审核无误后行政办公室打印,打印
后送回起草部门校对,校对无误方可正式打印,由总经理盖
章,签发。
4、凡寄至公司的文件、传真等,由办公室签收并做好相
应记录。
5、机密文件由行政人事部主管保管,办公室人员对一般
性文件进行分类管理,定期整理并制作相关报表提交给部门主
管。
6、各部门因工作需要可借阅一般性文件,需严格履行借
阅手续,对有密级程度的文件,需行政人事主管审批,总经理
批准后方可借阅。
7、办公室管理人员对文件借阅进行登记,作好借阅记录,并
限期清退。
8、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整
理,附件、批件、定稿等资料收集完全,存档备案。半年一小
清,年终一大清。
9.根据归档时间和归档的必要性销毁文件,应
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