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立卷归档制度方案

1.引言

对于一些重要性的文献资料，如合同、协议、商业文件等，其记录和管理十分重要。因此，制定一份立卷归档制度方案是非常必要的，以便于管理者更好地进行资料存储、检索和保护。

2.目的

本方案的目的是为了：

建立一套高效的文献管理制度；

规范文献的归档、存储、保存和销毁流程；

提高文献存储安全级别；

增强文献检索的方便性和准确性。

3.适用范围

本方案适用于本公司在业务运营中产生的各种纸质和电子版文献资料的管理。

4.立卷归档制度

立卷归档是指将同一类别的文献资料按照一定的规则进行整理、编号、分类，然后存放到专门的文献柜中，并对其进行计算机化管理。本方案将通过以下几个方面来制定立卷归档制度：

（1）文献分类

将文献资料按照不同的类型进行分类，从而更好地保证归档的有序性。主要分类如下：

合同、协议类文献

客户资料类文献

公司内部文件类文献

会计税务类文献

相关证照类文献等

（2）档案编号和标签

对每一个立卷所留的档案进行编号和打标签。编号采用数字和字母组合，其中数字代表档案几类，字母代表该类别下的第几个档案。标签的内容包括：文献名称、编号、归档日期以及归档部门等。

（3）文献保存

对文献的保存应使用特定的档案盒、暗红色文献袋等专业物品。及时将文献装订好并存放入文献柜中。每个文献柜都要有人员管理，并且柜的存放严格按照各个类别进行划分。对于涉及必威体育官网网址、商业机密、客户资料的文献，应加强其必威体育官网网址性，并在文献柜上加锁，严格控制开锁权限。

（4）文献检索和借阅

每个文献柜需要设置电脑端文献检索系统，并安排专人进行文献检索和借阅服务。用户需要出示合法的证件，经过授权后才能够进行文献借阅。

（5）文献销毁

在文献已达到保存的期限、失去价值等情形下，应及时销毁文献及纪录。销毁应该严格按照相关规则进行，不得随意销毁或误销毁。

5.总结

本方案是在对公司文献管理现状基础上进行建议所制定的制度方案。通过合理的规划，建立立卷归档制度，使文献管理更加有序化、标准化，成为公司常规管理的一个重要组成部分。如果得到有效实施，将有助于提高公司管理效率和服务质量，确保公司文献资料的可靠性、必威体育官网网址性、完整性。