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((完完整整版版))公公司司档档案案管管理理办办法法及及实实施施细细则则.doc
档案管理办法及实施细则为了加强和规范公司内部档案管理⼯作,保档案完整性和必威体育官网网址
性,准确地反映公司各项⼯作,结合公司实际,特制定本办法。
⼀、档案管理
1、主要内容
1.1档案是公司在施⼯⽣产及各项管理活动中形成的全部档案的
总和。包括必威体育官网网址制度、⾏政、经营、⽣产技术管理档案、会计档案、基本建设、产品、设备档案和⼈事档案等,其构成以项⽬、设备和
会计、经营档案为主体。
1.2公司档案⼯作是企业管理基础⼯作的组成部分,是维护公司经济利益、合法权益和历史真实⾯貌的⼀项⼯作。
1.3公司档案管理⼯作要坚持集中统⼀的管理原则。
2、⽂件的收集与归档
2.1各部门形成的⽂件材料,由各部门专职或兼职档案管理⼈员负责
收集管理,并于每年12⽉31⽇之前向公司办公室办理移交。
2.2⼀项⼯作由⼏个部门参与办理的,在⼯作中形成的⽂件材料,由
主办部门或⼈员收集,交⾏政部备案。会议⽂件由⾏政部收集。
2.3⾏政部在接收移交的档案后,应对移交档案进⾏检查、汇总、
并编制档案总⽬录。
2.4⾏政部对档案应区分全宗、区分年度、区分类别分别存放、排列,存放档案必须有专⽤的档案装具,档案排列⽅法要科学,以便查找。
2.5定期进⾏对库房档案的清理核对⼯作,做到账务相符,对破损、
载体变质的档案要及时进⾏修补或复制。
2.6收进的档案要及时⼊库,借阅档案归还后,及时放回原处。
3、公司⽂件材料归档的基本要求
3.1归档的⽂件材料必须完整。
3.2归档的⽂件材料必须准确地反映公司⽣产、基建和经营管理等各
项活动的真实内容和历史过程。
3.3归档的⽂件材料必须层次分明,符合其形成规律。
4、公司⽂件材料的归档范围
4.1必威体育官网网址办公室:必威体育官网网址相关法规、制度;重要的会议纪要;学习培
训资料;⼯作计划、总结等。
4.2⾏政综合类:包括重要的会议材料;制定的内部法规性、政策
性⽂件;组织变⾰、变迁、⼤事记、年报等⽂件材料;发展规划、
⼯作总结汇报;政府机关颁发的重要⽂件。
4.3⼈⼒资源类:员⼯个⼈档案、员⼯变动表、员⼯花名册、薪酬
福利、培训登记表等。
4.4会计统计类:年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说
明,各种季度报表、⽉报表。
4.5经营业务⽅⾯:有公司经营决策和经销管理的各种记录、⽂件、合同、协议等⽂件材料,市场经济信息和⽤户服务⼯作中形成的⽂
件材料等。
4.6研发⽅⾯:
4.7其他⽅⾯。
5、档案级别的划分:
5.1档案等级的划分标准根据档案⽂件的性质、重要性、档案类型、及常⽤程度划分为四个等级。
5.1.1⼀级为绝密⽂件
5.1.1.1国家必威体育官网网址⽂件、公司制定的必威体育官网网址制度、涉密⽂件等,其等
级划分为⼀级。
5.1.1.2公司的重⼤决议。包括由公司股东⼤会、董事会、总经理
办公会及其相关⾏政会议等形成的⽂件和会议材料、会议记录等,
其等级划分为⼀级。
5.1.1.3本公司与有关单位签订的合同、协议书等⽂件材料。属⾮常
重要的⽂件,此类型⽂件为绝密⽂件,其等级划分为⼀级。
5.1.1.4本公司职⼯劳动、⼯资、福利⽅⾯的⽂件材料。属于⼈事⽅
⾯的档案,为绝密⽂件,其划分级别为⼀级。
5.1.2⼆级为机密⽂件
5.1.2.1本公司对外的正式发⽂与有关单位来往的⽂书。此类型⽂书
属机密⽂件,划分等级为⼆级。
5.1.3三级为秘密⽂件
5.1.3.1本公司的各种⼯作计划、总结、报告、请⽰、批复、会议记
录、统计报表及简报。属公司内部重要⽂件,为秘密⽂件,划分等级
为三级。
5.1.3.2本公司的⼤事记及反映本公司重要活动的剪报、照⽚、录⾳、录像等。属于秘密⽂件,其等级为三级。
5.1.4四级为普通⽂件
5.1.4.1重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典
型发⾔、会议记录等属于普通⽂件,划分等级为四级。
6、归档时间
6.1基建⼯程或其他技术项⽬,在任务完成后或告⼀段落时,要将
应归档的⽂件材料组成保管单位,由项⽬负责⼈审定后,向档案管
理部归档。
6.2各项管理⼯作中形成的⽂件材料,在⼀个⽉内,要将应归档的
⽂件材料组成保管单位,由各职能部门负责⼈审定后,向档案部门
归档。
7、档案的鉴定和销毁
7.1编制档案的保管期限表,保管期限可分永久、长期(10-30年)、短期(10年以下)三种。
7.2档案鉴定⼯作由公司总经办组织进⾏,鉴定领导⼩组由总经理
任组长,组员由总经办成员及各部门主管组成。
7.3鉴定⼯作根据各类档案的保管期限进⾏。每次鉴定要写出鉴
定报告,在保管单位备考表上注明鉴定意见
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