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秘书实务案例

案例一会前准备如何做

【职业情景】

9日上午，会议开幕前，波扬公司的秘书们正在紧张到做着最后的准

备工作。刘小姐一看表，呀，已经九点五十分了，放映机还没有送到。刘

小姐马上

思考题：

1、假如你是刘小姐，对节下区可能发生的各种情况，应该如何处理？

2、假如放映机在十点十分还未送到，你将马上向总经理报告还是擅

自决定调整会议议程？

3、向总经理报告后，你还应该做些什么？

4、召开大型会议前各种准备工作，包括印象、电子类装置应提前多

少时间安排？

案例二会务准备要细致、周密【职业情景】

一次某地当代表大会的开幕式上，会务人员未能按大会主持人宣布的

程序

播放国际歌，虽得到补救，但终是一件憾事，并受到批评。

事情发生的过程是，会务组会前起草的“大会开幕式程序（送审稿）”

中列有“奏（或播放）国际歌”的一项。大会秘书处一位负责人审稿时，

拟把此项放在大会闭幕式进行，于是把此一项目在开幕式的程序中删掉了。

后来大会秘书处主要负责人定稿时，又把该项圈了回来。会务组的同志凭

印象只记住已删掉奏国际歌此项程序，而对后来又被圈了回来一事，未家

注意，因此对于在大会上宣布“奏国际歌”时无法奏出，一时形成了冷场。

幸好会务组长急中生智，立即上台挥拍领唱，这样才圆了场。会后领导同

志捉，这一事故该给予批评，吸取教训。但在关键时刻能得到即使不久，

这是好的，这一点值得表扬。

思考题：

本案例中，会务准备方面存在哪些问题？

案例三“时装秀”方案

【职业情景】

某服装集团为了开拓夏季服装市场，拟召开一个服装展示会，推出一

批夏季新款时装。秘书小李拟了一个方案，内容如下：

1．会议名称：“2002某某服装集团夏季时装秀”。

2．参加会议人员：上级主管部门领导2人；行业协会代表3人；全

国大中型商场总经理或业务经理以及其他客户约150人；主办方领导及工

作人员20名。另请模特公司服装表演队若干人。3．会议主持人：某某集

团公司负责销售工作的副总经理。

4．会议时间：2002年5月18日上午9点30至11点。

5．会议程序：来宾签到，发调查表。展示会开幕、上级领导讲话。

时装表演。展示活动闭幕、收调查表，发纪念品。

7．会址：服装集团小礼堂。8．会场布置：蓝色背景帷幕，中心挂服

装品牌标识，上方挂展示会标题横幅。搭设T型服装表演台，安排来宾围

绕就座。会场外悬挂大型彩色气球及广告条幅。

10．会务工作：安排提前来的外地来宾在市中心花园大酒店报到、住

宿。

签字仪式上，大家举杯庆祝，共同祝贺这次合作的成功。思考题：

1、草拟一份签字仪式的准备方案。2、布置模拟签字厅。3、模拟演

示签字仪式。

4、参加实训的双方须简单演示见面礼

仪，在着装上适当修饰。

案例十庆典活动

【职业情景】

成功职业中学创建于1955年，原来是一所农业类学校，起初只有

200多名学生，20余名教职工和50万元固定资产。建校以来，学校历经

3次撤并后，学校将培养第三产业的初中级技术人才作为办学新的目标，

逐步减少“农字号”专业，陆续开设了公共关系、文秘、礼仪服务、市场

营销、美容美发等新兴专

业。经过几年的发展，学校的文秘专业被评为省级示范性专业，学校

被升格为国家级重点职业学校，目前学校拥有近3000名在校生、200余

名专任教师，固定资产近亿元。“成功”办学走过了50年，是一部“成

功人”自力更生、开拓进取、励精图治、艰苦创业的创业史。今年是学校

建校50周年，学校领导经过研究，决定举办50周年校庆活动，并确定了

“以成功人为荣，做成功者”的活动宗旨。学校对内增强全体师生员工对

学校的自豪感和荣誉感，对外显示学校的实力和发展前景。学校早在一年

前就成立了校庆筹备委员会，下设秘书组、新闻组、接待组、信息组、联

络组，每组的组长都由学校的中层以上干部担任，筹委会给予他们充分的

权力和空间，自主设置校庆项目及相关事宜，重大项目须由校庆筹备委员

会讨论审核。秘书组主要负责庆典仪式活动的筹划，制订议程，拟定邀请

重要来宾的名

单，并撰写相关文书，直接接受筹委会领导、协调、监督。

新闻组负责庆