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档案安全工作制度

第一章总则

为保障档案安全、有效利用，防止信息泄露、损坏和丢失，根据国家相关法律法规及公司内部管理要求，特制定本档案安全工作制度。档案是组织运作的重要基础，其安全性直接影响到组织的决策、运营及声誉。因此，确保档案安全，落实各项管理措施，是每个员工的责任。

第二章制度目标

1.保障档案安全：通过科学合理的管理，确保档案在收集、存储、使用和销毁等全过程中的安全性。

2.规范档案管理流程：明确各类档案的管理规范与操作流程，提升档案管理的效率与质量。

3.增强员工责任意识：通过培训和宣传，提高全员对档案安全重要性的认识，强化责任意识。

4.建立监督与评估机制：定期检查和评估档案管理工作，确保制度的落实与改进。

第三章适用范围

本制度适用于公司所有部门及员工，涉及所有档案的收集、存储、使用、转递及销毁等环节。包括但不限于：

1.人事档案

2.财务档案

3.合同档案

4.项目档案

5.其他涉及公司业务的相关档案

第四章法规依据

本制度依据以下法律法规及公司内部规范制定：

1.《中华人民共和国档案法》

2.《信息产业部令第33号》

3.《企业内部控制基本规范》

4.本公司相关管理规定

第五章档案管理规范

第五节档案的收集与归档

1.收集原则：档案材料应按照“真实、完整、及时”的原则进行收集，确保所有相关材料及时、准确地归入档案。

2.归档要求：所有档案材料应按照分类、编号、日期等标准进行整理，归档材料必须字迹工整，内容完整，确保可追溯性。

3.责任分工：各部门应指定专人负责档案材料的收集和整理工作，综合服务部负责最终的归档。

第六节档案的保管

1.保管地点：档案应存放在专用档案室，档案室须符合防火、防潮、防盗等安全要求，定期进行检查。

2.保管责任：档案室应由专人负责，定期进行档案的清点与维护，确保档案的完整性与安全性。

3.档案编号：所有档案应逐一编号，并建立档案管理台账，确保档案的可追溯性。

第七节档案的查阅与借用

1.查阅申请：员工或外部单位需查阅档案时，应填写查阅申请表，经综合服务部批准后方可查阅。

2.借用规定：原则上不允许外借档案，特殊情况需外借时，须经公司高层批准，并填写借用登记表。

3.查阅注意事项：查阅档案时应遵守必威体育官网网址制度，严禁对档案进行涂改、圈划、拆换，确保档案的原始性。

第八节档案的转递

1.转递流程：档案转递需填写转递通知单，并通过机要途径进行转递，确保档案的安全性。

2.内部调动：人员内部调动时应随人转递档案，综合服务部负责密封并转递档案，禁止个人携带。

3.核对手续：对转进的档案应及时核对无误，并办理通知单的回执，确保档案的完整与安全。

第九节档案的销毁

1.销毁流程：不再保留的档案应填写销毁申请表，经综合服务部审核批准后方可进行销毁。

2.销毁方式：档案销毁应采用碎纸机等安全的方式进行，确保信息不被泄露。

3.销毁记录：销毁后应填写销毁记录，记录销毁时间、方式及责任人，以备查阅。

第六章监督机制

1.定期检查：公司应定期组织档案管理专项检查，评估档案管理工作的落实情况，发现问题及时纠正。

2.监督小组：成立档案管理监督小组，负责日常监督、检查及对档案管理工作的评估。

3.反馈机制：建立档案管理反馈机制，员工可对档案管理过程中的问题提出建议和意见，以便持续改进。

第七章附则

1.解释权：本制度的解释权归综合服务部所有。

2.实施日期：本制度自发布之日起实施，所有员工应严格遵守。

结语

本档案安全工作制度旨在为公司提供一个科学、规范的档案管理框架，通过明确责任、规范流程、加强监督，确保档案的安全与有效利用。希望全体员工共同努力，增强档案安全意识，确保公司档案管理工作顺利进行。