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档案工作“三纳入、四参加、四同步”制度

第一章总则

为进一步规范档案管理工作、提升档案工作效率和档案信息化水平，根据国家相关法律法规以及本单位的实际情况，特制定本制度。档案工作是组织内管理的重要组成部分，涉及到信息的保存、管理、利用与服务，是提高决策支持、促进管理科学化、推动各项工作的基础。

第二章制度目标

本制度旨在通过明确档案工作的“三纳入、四参加、四同步”原则，达到以下目标：

1.实现档案管理的全面性：确保所有涉及到的档案材料都纳入管理范围，避免资料遗漏。

2.提升档案利用效率：通过“四参加”及“四同步”的方式，使档案的收集、整理、存储与利用形成合力，提高使用效率。

3.促进信息化建设：通过档案信息化，推动档案工作的创新与发展，提升档案管理的现代化水平。

4.确保档案安全性：建立健全档案保管与查阅制度，确保档案信息的安全与必威体育官网网址。

第三章适用范围

本制度适用于本单位所有部门和员工的档案管理工作，涵盖人事档案、财务档案、技术档案、合同档案以及其他重要档案的收集、整理、存储和利用。

第四章管理规范

第一节三纳入

1.纳入范围：所有产生的文件、资料、记录及相关证明材料均须纳入档案管理。

2.纳入责任：各部门、个人在日常工作中应主动提交相关档案材料，确保及时、准确的纳入档案管理。

3.纳入流程：档案材料的提交需经过审核，确定其完整性和规范性后方可归档。

第二节四参加

1.参加整理：各部门需参与档案材料的整理工作，确保档案材料的分类、编号、归档等工作规范、准确。

2.参加培训：定期组织档案管理培训，提升全体员工的档案意识和管理能力。

3.参加评估：档案管理工作应定期进行评估，确保管理效果并提出改进方案。

4.参加使用：档案的利用工作需各部门共同配合，确保档案信息的及时获取与有效使用。

第三节四同步

1.同步归档：各部门在生成相关档案材料时，应同步进行归档，确保档案的完整性。

2.同步更新：档案信息的变更应及时更新，确保档案信息的准确性和时效性。

3.同步共享：建立档案信息共享机制，各部门在需要时可便捷地获取相关档案信息。

4.同步监督：档案管理工作应由专门部门进行监督，确保各项制度的执行与落实。

第五章操作流程

第一节档案的收集与整理

1.收集：各部门在日常工作中，及时收集涉及档案的材料，定期上报至档案管理部门。

2.整理：档案管理部门对收集来的材料进行分类、编号，确保档案的整齐与规范。

第二节档案的归档

1.归档要求：档案材料应按照规定的格式和标准进行归档，确保内容完整、字迹清晰。

2.归档登记：每一份归档材料需进行登记，记录归档时间、责任人及材料内容。

第三节档案的保管

1.保管措施：档案应存放在专用的档案室内，采取防火、防潮、防盗等安全措施。

2.定期检查：档案管理部门需定期对档案进行检查，确保档案的安全性和完整性。

第四节档案的查阅与借用

1.查阅流程：员工如需查阅档案，需填写查阅申请表，经过档案管理部门的审批。

2.借用规定：档案原则上不外借，特殊情况需经领导批准，并填写借用登记表。

第六章监督机制

第一节监督责任

1.档案管理部门：负责档案工作的监督与管理，确保制度的落实。

2.各部门责任人：各部门需指定专人负责档案的收集、整理和管理工作，并对档案的安全性负责。

第二节记录与汇报

1.记录要求：档案管理部门需对每次档案的收集、整理、借用等活动进行详细记录。

2.汇报机制：定期向管理层汇报档案管理工作情况，提出存在的问题及改进建议。

第三节反馈与改进

1.反馈机制：建立员工对档案管理工作进行反馈的渠道，收集意见与建议。

2.改进措施：根据反馈情况，及时调整和完善档案管理制度，提升管理水平。

第七章附则

1.解释权限：本制度由档案管理部门负责解释。

2.适用条件：本制度自发布之日起适用于本单位所有员工。

3.生效日期：本制度自发布之日起生效。

4.修订流程：如需对本制度进行修订，需经过管理层审议，并向全体员工公布修订内容。

通过实施“三纳入、四参加、四同步”制度，我们将充分发挥档案在管理中的重要作用，确保档案管理工作高效、规范、科学地进行，从而为组织的各项工作提供有力支持。