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“两票”管理制度

第一章总则

为加强企业内部管理，确保资金流动的透明性和合规性，降低财务风险，根据国家相关法规及行业标准，制定本“两票”管理制度。本制度旨在规范企业采购流程，确保每一笔资金的使用都有据可查，推动企业的合规经营与可持续发展。

第二章目标

1.透明性：通过“两票”制度，确保所有的资金流动都可追溯，增强财务透明度。

2.合规性：确保采购行为符合国家法律法规及内部规定，预防和减少财务风险。

3.效率：优化采购流程，提高工作效率，减少不必要的审批环节，提升资金使用效率。

4.责任明确：明确各部门在采购流程中的责任，确保每个环节都有专人负责。

第三章适用范围

本制度适用于公司所有采购行为，包括但不限于：

-物资采购

-服务采购

-固定资产采购

所有涉及资金支付的采购行为均需遵循本管理制度。

第四章管理规范

4.1“两票”的定义

“两票”是指：

-采购订单（票）：由采购部门发起的正式采购申请，需详细列明采购物品、数量、单价及供应商信息。

-发票（票）：由供应商提供的合法有效发票，作为资金支付的凭证。

4.2采购流程

1.采购申请：

-采购部门需根据实际需求填写采购订单，并提交给相关部门审核。

-采购订单需包含以下信息：物品名称、规格、数量、预计单价、总金额及供应商信息。

2.审核与批准：

-相关部门（如财务、法务）需对采购订单进行审核，确认其合规性和必要性。

-审核通过后，由部门负责人签字确认。

3.发起采购：

-经过审核的采购订单将由采购部门发起采购流程，联系供应商落实采购。

4.收货与验收：

-物资到达后，采购部门需对物资进行验收，确保数量、质量符合采购订单的要求。

-验收合格后，填写验收记录，并交由仓库管理。

5.索要发票：

-供应商需在物资交付后提供合法的发票，发票内容需与采购订单一致。

6.资金支付：

-财务部门在收到发票后，需核对发票与采购订单及验收记录的一致性，确认无误后进行支付。

4.3责任分工

1.采购部门：

-负责采购订单的发起、审核及实施，确保符合公司需求。

2.财务部门：

-负责审核发票的合法性，确保资金支付的合规性。

3.相关审核部门：

-对采购订单进行审查，确保采购行为的合理性和必要性。

第五章操作流程

5.1采购订单流程

1.填写采购订单，提交审核。

2.相关部门审核，签字确认。

3.发起采购，联系供应商。

4.签收物资，填写验收记录。

5.索要并审核发票，进行资金支付。

5.2发票管理流程

1.收到发票后，财务部门需核对发票信息。

2.确认无误后，进行记账处理。

3.保留发票原件，确保备查。

第六章监督机制

6.1监督管理

1.审核记录：

-所有采购订单和发票的审核流程需有记录，确保可追溯。

2.定期检查：

-财务部门需定期对采购流程进行检查，发现问题及时整改。

3.反馈机制：

-建立员工反馈渠道，鼓励对采购流程的建议与意见，推动制度优化。

6.2违规处理

1.对于未按照“两票”制度执行的行为，视情节轻重给予相应的处理，包括警告、罚款或解雇等。

2.财务部门应及时上报相关违规行为，确保制度的有效实施。

第七章附则

1.解释权限：本制度由财务部门负责解释，若有未尽事宜，按国家法律法规执行。

2.适用条件：本制度适用于公司所有部门及员工，所有采购行为均需遵循本制度。

3.生效日期：本制度自发布之日起生效。

4.修订流程：根据实际情况及法律法规的变化，财务部门每年对本制度进行评估与修订，必要时向管理层提出修订建议。

结语

本“两票”管理制度的实施，将有助于企业提升采购管理的透明度与合规性，确保资金的合理使用与有效监督，从而推动企业健康、可持续的发展。希望所有员工能够积极配合，共同维护制度的执行效果。