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江西省纸质档案数字化管理与技术规范

为规范我省纸质档案数字化工作，保障纸质档案数字副本凭证效力，

维护档案实体与档案信息安全，根据《中华人民共和国档案法》以及《文

献档案资料数字化工作导则》（GB/T20530-2006）、《纸质档案数字化技术

规范》（DA/T31-2005）、《信息与文献—文件档案数字化实施指南》（ISO/TR

13028：2010（E））等相关标准，制定本规范。

1范围

本规范规定了纸质档案源版数字副本制作的各项要求，源版数字副

本的衍生品制作可参照执行。

本规范所称纸质档案数字副本是源版数字副本及其衍生品的统称。

源版数字副本是指使用扫描仪等数字成像设备对纸质档案进行数字化转

换而直接生成的静态图像文件。对源版数字副本进行压缩、格式转换、

识别等处理而生成的静态图像文件、版式文件或纯文本文件等，为源版

数字副本的衍生品。

本规范适用于各级国家综合档案馆对馆（室）藏纸质档案进行批量

数字化转换，可作为编制数字化工作方案的依据。机关、团体、企业事

业单位纸质档案（含纸质照片档案）的数字化可参照执行。

2基本原则

2.1统筹规划，分步实施

应根据馆藏档案重要程度、破损情况、利用需求等，进行统筹规划、

分步实施数字化。馆藏国家重点档案、重要全宗档案和涉及民生的专业

1

档案优先进行数字化。

2.2保障凭证作用，维护档案安全

为保证纸质档案数字副本是档案原件真实、完整、可靠与可用的复

制件，必须在纸质档案数字化过程中实施全程安全管理。应建立安全管

理措施，对数字化对象实行审批制，数字副本的制作应符合相关标准的

要求，采用适合的数字化技术，执行规定的质量控制程序，准确复制档

案原件，并捕获必要的数字化元数据。数字副本制作各环节应有当事责

任人的签字，数字化成果按规范要求移交，确保档案原件与档案信息安

全。

对进行数字化的档案原件，在拆装、整理、修复等过程中，应遵循

最小干预、保持原貌以及适宜性、相似性与可逆性原则，最大限度减少

数字化转换对档案原件可能造成的损伤或形制变化。未解密档案不得采

用委托加工方式进行数字化。采取数字化服务与数字化系统设备整体采

取委托加工方式的，必须对承包单位进行资格审查，并采取使用国产计

算机产品、硬盘整体验收移交或低级格式化、加强数字化现场安全管理

等措施，防止档案原件数字副本外流。

2.3加强协调，夯实基础

纸质档案数字化是一项系统工程，应加强协调、合理设计流程，把

规范档案基础业务工作与档案数字化转换相结合，在档案数字化过程中

进一步完善档案原件的整理、编目、著录、修复、还原等工作，夯实档

案基础业务工作。

3纸质档案数字化项目管理

2

3.1数字化项目的全程管理

应对纸质档案数字化项目的准备、前处理、数字化转换、后处理、

验收移交等五个阶段实施全过程管理，对项目的安全、标准、质量、进

度等进行有效控制。

3.2数字化工作文档管理

应明确纸质档案数字化过程中形成的工作文档的整理、归档、移交

等管理要求，并与全宗卷共同保管。应归档的数字化工作文档包括：数

字化工作方案、档案原件数字化审批书、档案出入库交接单、数字化加

工流程单、质检任务安排单、质检情况登记单、质检验收单、项目鉴定

验收报告、数字化成果移交清单等凭证性文件；采取委托加工方式的数

字化项目，项目招投标文件、中标通知书、项目合同等，

3.3记录数字化元数据

为确保纸质档案数字副本的真实、完整、可靠与可用，应在数字化

过程中记录有关数字化项目、数字副本生成背景及其技术结构的元数据，

主要包括数字化授权信息、数字化软硬件信息、数字化日期与时间、格

式、扫描分辨率、色彩空间、压缩方案等。

4纸质档案数字化基本环节管理

纸质档案数字化全程共有10个基本环节，包括审批数字化对象、制

定数字化工作方案、档案出库、整理分件，建元数据库、档案扫描、图

像处理、数据质检、档案还原入库、数字化成果验收移交等。

4.1数字化对象的审批

对纸质档案数字化对象实行审批制。档案原件法定持有保管单位的

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法人或授权代表要签署《江西省纸质档案原件数字化审批书》（附录A的

表A.1）。

4.2制定数字化工