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集团协同办公系统项目沟通管理问题与改进方案

摘要：本文以广西某大型建筑集团的企业协同办公管理信息系统项目的沟通管

理为研究对象，阐明了信息系统开发项目的特点和沟通管理的主要困难，对该项目实施

方团队在项目沟通管理中出现的缺乏沟通计划，沟通环境、内容、方式不合理，沟通效

果差等问题进行深入细致的分析，指出其背后的深层次原因，并给出改进方案，消除沟

通中的障碍。改进方案在项目中实施后取得了良好的效果，最终确保了项目顺利完成。

关键词：信息系统;沟通;管理;

信息系统项目由于涉及甲方、乙方和第三方，干系人复杂、周期较长、项目实施难

度大、风险高，因此对项目沟通的要求非常高。良好的沟通有利于明确项目需求、及时

解决项目中遇到的困难和问题、推动项目顺利进行。

2015年6月，广西某大型建筑集团（以下简称“S集团”）为提升工作效率，通

过招投标的方式选定当地一家规模较大的软件和系统集成公司为其定制开发企业协同

办公管理信息系统。本人作为业主方的项目负责人全程参与了该项目的实施过程。在项

目需求调研阶段就发现实施方项目经理的项目管理经验不足，尤其在沟通管理方面出现

了很多问题，导致项目组织混乱、进度缓慢。本人及时与该项目经理进行沟通，指出项

目存在的问题，给出提升项目沟通管理的一系列解决方案并获得了该项目经理的认同。

项目经理严格执行了这套解决方案，最终确保项目按要求顺利完成。

本文主要描述该项目沟通管理出现的问题及原因，改进方案及执行效果等方面的内

容。

1、信息系统开发项目的特点和沟通管理的主要困难

1.1、信息系统开发项目的特

信息系统开发项目除了具有一般项目的目的性、独特性、时限性、制约性等特征之

外，还具有以下几个独有的特点：(1)项目干系人的复杂性—涉及甲方、乙方、第三方

等，每一方内部都有错综复杂的组织结构；(2)项目目标的不确定性—多个关键干系人

的利益冲突导致项目目标飘忽不定，甚至冲突矛盾；(3)项目范围的易变性—决定系统

需求的管理思想、管理制度、管理方法等随企业而不同，因人而异，导致需求难以收集

和分析，需求变更可能性大；(4)项目质量的不可控性—信息系统开发难度大，质量不

可控；(5)项目人力资源的稀缺性—从需求到设计、开发、测试、实施、维护，每一个

环节都需要一批高水平的专家；(6)高风险性—项目实施过程中经常发生意想不到的突

发事件。

1.2、信息系统开发项目沟通管理的主要困难

信息系统开发项目由于具有上述特点，因此给项目的沟通管理带来较大难度，具体

包括：(1)干系人复杂导致项目沟通计划制订难度大、不容易取得一致认可；(2)项目实

施过程中遇到需要协调的重大事项不容易取得一致意见；(3)甲方部分人员，尤其是管理

人员可能因为觉得项目跟自己无关而不愿意、不积极参与项目沟通；(4)实施过程中可能

因为甲方人员的本职工作较多等因素影响项目沟通计划的执行。

2、S集团协同办公系统项目简介

2.1、S集团简介

S集团是广西较早组建的国有综合型骨干施工企业之一，拥有房屋建筑工程施工总

承包等多个壹级资质。集团公司下设三个区域公司和两个分公司，总人数1200余人。

公司连续多年荣获“广西建筑业先进施工企业”、“广西建筑业质量管理优秀企业”、

“广西建筑业50强”等荣誉称号。

2.2、协同办公系统项目简介

S集团拟实施的协同办公系统兼具企业门户、公文管理、工作流、知识管理、移动

办公等功能，期望能整体提升企业服务水平和工作效率。系统采用B/S架构，核心框架

采用微软.NET分层体系结构。共分为10个子系统，即办公门户、工作助手、信息发布、

收发文管理、规章制度、日常事务、工作流管理、文档管理、移动办公和基础平台。合

同约定的总工期为10个月。

3、S集团协同办公系统项目沟通管理的问题与根源分析

项目签约后，明确了双方的组织结构，实施方项目核心成员5人，进展过程中根据

需要加入相应阶段所需的人员，本人担任业主方项目经理和接口人，统一协调内部各部

门对项目进行支持。之后实施方项目组成员进入集团进行需求收集。在此过程中，本人

发现项目组织比较混乱，沟通不充分、不到位的情况大量存在，需求迟迟不能提交评审。

因此，特地与对方的项目经理进行了交流。

表1

3.1、问题分析

项目前期出现的沟通管理方面的主要问题包