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泛微oa文档存储方案

一、存储建设需求

多年来随着计算机及电子应用设备的更新与普及,在我院工作人

员的计算机中存储了大量的有关工程设计、院属各类社会活动及各类

会议的文档如：DwG、效果图、照片、视频、文本（PPT、PDF等）、

flash、数据文件（专业软件生成的文件）等电子文件。为了降低数

据对个人桌面终端的依赖性,集中管理与设计院设计工作及各类社会

活动有关的文档数据；同时，通过数据归纳管理加强对企业文档的利

用效率，提高数据安全防护水平，我们希望建立起一套方便快捷的电

子文档收集和存储平台。

通过此系统的使用，能有效提升对桌面应用系统的管理，解决用

户文档集中存储、汇集、有序管理、安全管控、协同办公利用等问题。

用户需要进一步对所有桌面终端PC的个人工作文档进行集中管理，

包括对企业内部的其他可利用的数据文件的管理,因此需要建设此存

储平台。

建设文档收集和存储服务平台，希望达到的效果

能为企业员工提供数据集中存储服务

收集阶段希望实现数据单向传递，用户上传文件后将不再可以

修改、删除

通过后期的规范化整理，提高数据的二次可用性

存储中的文档具有一定的访问控制能力，不能随意查阅需经审

批

能满足一定的存储冗余，确保存储数据的高可靠

能同时满足通过内网、外网两种方式访问，但内、外网访问时

具有不同的访问权限

二、收集阶段的技术实施方案

鉴于收集阶段希望实现数据单向传递，即禁止用户修改上传后的

本人及他人数据的要求，综合考虑各方技术方案和实现效果，计划采

用定制上传软件上传的方式。定制软件无需安装，可直接运行，运行

后可直观地选择本机的文件并快速上传。为了鼓励用户实名上传，上

传界面中提供了输入个人账号的输入框，如果用户填写了个人账号即

实现实名上传，否则为匿名上传。

三、后续阶段的建议

1、整理阶段。

整理阶段需要资料管理员对用户上传的数据文件进行规范化标

准化的整理工作，如规范化目录结构、规范化文件命名、规范化音视

频编码等。用户上传的文件必须经过整理阶段的规范化整理，并将文

件相关信息录入数据库后，才有最后利用的可能。

建议可以考虑在文件收集阶段进行一段时间后，专门聘用人员进

行集中整理。整理阶段要遵守的原则:用户上传的文件由管理员在后

台定期审核、整理，并最终纳入文档池中。

1）完整性原则

指鉴定每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。是否

指鉴定每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。是否反应

了所记录事情的真实原貌，并且数量齐全;

2）真实性原则

指电子文件的内容、结构和背景信息需要进行鉴定后，确认其与

形成时的原始状况一致。

3）有效性原则

是指电子文件应具备可理解性和可被利用性,它主要包含信息的

可识别性、储存系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

4）全程管理原则

电子文件归档管理不是电子文件归档后的管理，而是按照文件的

生命周期理论，对文件整个生命周期过程中各阶段进行管理。

2、利用阶段。

利用阶段由计算机室开发查询检索系统，该系统基于WEB页面方

式，普通用户可以在经过授权后方便地通过浏览器直接查询相关数据，

包括图片、音视频、文档、各类其它文件等。具体流程如下：

1）有查询需求的用户向相关管理部门提出申请。鉴于申请效率

考虑，建议采取线下申请（即通过电话、当面等）方式；

2)相关部门对准予查询的申请,通过查询检索系统生成授权码，

并交付申请人。该授权码包含准予查询的数据范围和有效时间。授权

码一次性使用有效，超过有效时间或二次查询需重新申请；

3）用户持授权码登录查询检索系统，在准予查询的范围内查询

并获得相关信息。

3、安全措施

保证电子文件安全性的措施：物理隔离技术措施即采取储存与利

用分离的技术措施。

数据管理安全措施：将设置功能授权、数据审核和数据操作三权

分开，防止修改数据。