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工程监理档案资料管理制度

第一章总则

为了规范工程监理档案资料的管理，提高监理工作效率，确保工程监理资料的安全、完整和有效利用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本单位的实际情况，特制定本制度。

1.1制度目标

本制度旨在明确工程监理档案资料的收集、整理、存储、查阅、借用和转递等管理流程，实现档案资料管理的科学化、系统化、规范化，确保监理工作的信息化和可追溯性。

1.2适用范围

本制度适用于本单位所有工程监理项目的档案资料管理，包括但不限于监理合同、监理规划、监理日志、工程验收报告、会议记录及其他相关资料。

1.3依据法规

本制度依据以下法规和标准制定：

-《中华人民共和国档案法》

-《建设工程监理规范》（GB/T50319-2013）

-《企业档案管理规范》

-其他相关法律法规及行业标准

第二章档案工作任务

2.1档案管理职责

工程监理部负责全单位的档案管理工作，包括：

-收集、整理和归档监理资料

-制定档案管理流程和标准

-保障档案资料的安全和完整

-接受内部审计及外部检查

2.2档案工作目标

-确保档案资料的完整性和可追溯性

-提高档案管理的效率，缩短查阅时间

-实现档案的数字化管理，方便数据查询和利用

第三章档案的收集和归档

3.1档案收集

档案收集由工程监理部负责，内容包括但不限于：

-监理合同及其附件

-监理规划及实施方案

-监理日志、会议记录

-各类检查、验收报告

-相关文件、图纸及证明材料

3.2档案整理

档案整理应遵循以下原则：

-按照时间、项目、类别进行分类

-保证档案资料的完整性和可读性

-整理后的档案应逐一编号登记，并填写《档案整理登记表》

3.3档案归档

档案归档工作应由专人负责，归档材料应符合以下要求：

-文件完整、字迹清晰、内容真实

-归档时应检查材料的齐全性，并进行必要的补充

-归档材料须附上《档案归档清单》，确保后期查找便捷

第四章档案的保管

4.1档案保管责任

档案资料由专人负责保管，确保档案资料的安全和完整。档案库房应符合以下要求：

-防火、防潮、防盗

-定期检查档案资料的保存状态，确保无损坏

4.2档案存储方式

档案资料应采用物理和电子相结合的存储方式：

-物理档案存放在专用档案柜或保险箱中

-电子档案应备份存储在云端或公司服务器中，确保数据安全

第五章档案的查阅和借用

5.1查阅权限

员工或外部单位人员需查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，并获得工程监理部的批准。查阅时应遵循以下原则：

-不得对档案进行涂改、圈划或拆换

-查阅后应及时归还，确保资料完整

5.2借用流程

档案的借用需经严格审批：

-借用人需填写《档案借用申请表》，并经部门经理审核

-特殊情况需借用档案时，须经负责人批准

-借用档案时需签署《档案借用登记表》，并明确归还日期

第六章档案的转递

6.1转递程序

档案转递工作需认真负责，转递流程如下：

-需转递的档案资料应由负责档案管理的人员进行整理

-填写《档案转递通知单》，并进行密封处理

-通过机要途径进行转递，确保档案资料的安全性

6.2转递记录

对转递的档案应及时核对无误，并办理通知单回执，以备后续查阅和跟踪。

第七章监督机制

7.1监督责任

工程监理部设立档案管理监督小组，负责档案资料管理制度的监督实施，定期检查档案的管理情况，确保制度落到实处。

7.2评估机制

每年应对档案管理工作进行评估，检查制度实施的有效性，发现问题及时整改，持续改进档案管理工作。

附则

本制度由工程监理部解释，自颁布之日起实施。根据实际情况和法律法规的变化，定期对本制度进行修订和完善，以确保其有效性和适用性。

以上为《工程监理档案资料管理制度》的详细内容，涵盖了制度的目标、适用范围、管理规范、操作流程和监督机制等方面，确保制度具体明确、具备执行力，并与组织实际情况相匹配。