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合同备份管理制度

一、概述

合同备份管理制度旨在规范合同备份的保存和管理，确保合同备份的完整性和可追溯性。本制度适用于公司内所有合同备份的管理。

二、备份要求

1.备份形式：合同备份应以电子文档形式保存，确保备份的可读性和安全性。

2.文件格式：合同备份应以常见的文件格式（如PDF或Word）保存，并适时进行更新和维护。

3.命名规范：每个合同备份应使用清晰明确的命名规范，包括合同名称、版本号、签订日期等重要信息，以便于查找和辨识。

4.存储位置：公司应建立统一的电子文档管理系统，规定合同备份的存储位置，并确保备份文件安全可靠。

三、备份流程

1.合同签订：合同签订后，相应的纸质原件将交由相关部门负责人，并同时进行电子备份。

2.电子备份：相关部门负责人将合同纸质原件扫描为电子文档，并按照命名规范保存至电子文档管理系统。

3.审核与验收：备份完成后，相关部门负责人应对合同备份进行审核，确保备份的完整性和准确性，并进行相应的验收记录。

4.存储与归档：合同备份应按照一定的时间档案管理规则进行存储和归档，确保备份的长期保存和安全性。

四、备份安全

1.访问权限：公司应设定合同备份的访问权限，确保只有授权人员能够访问和修改备份文件。

2.数据备份：公司应定期对合同备份进行数据备份，以防止意外数据丢失和损坏。

3.网络安全：公司应加强网络安全管理，确保备份文件不受网络攻击和病毒感染的风险。

4.灾备措施：公司应制定合理的灾备措施，确保合同备份在灾害或紧急情况下的安全性和可恢复性。

五、备份检索与使用

1.检索方式：公司应提供便捷的合同备份检索方式，以满足各部门对备份文件的需要。

2.使用权限：合同备份的使用应根据公司内部授权规定进行，确保只有具备相应权限的人员能够使用备份文件。

3.修改记录：任何对备份文件的修改和更新都应进行详细记录，包括修改人员、修改时间等信息，以确保备份文件的版本跟踪和可追溯性。

六、备份管理责任

1.部门负责人：各部门负责人应对本部门内合同备份的管理和维护负有相应责任，并监督备份的执行。

2.信息技术部门：公司信息技术部门应负责建立和维护电子文档管理系统，并对合同备份的安全性和可访问性进行监管。

3.相关人员：所有相关人员应严格按照本制度的要求执行合同备份管理工作，并定期进行备份管理培训和考核。

七、制度执行与监督

1.监督机制：公司应建立监督机制，对合同备份管理情况进行定期审核和检查，发现问题及时采取纠正措施。

2.内部宣传：公司应加强对合同备份管理制度的宣传和培训，确保全体员工了解并遵守相关制度规定。

八、附则

本合同备份管理制度自发布之日起生效。如有需要修改或补充，应经公司相关部门审批并在全体员工中进行宣传。任何违反本制度的行为将受到相应的纪律处分。

（正文结束）