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保安公司档案管理制度

第一章总则

为加强保安公司的人事档案管理，确保档案的安全和有效利用，根据国家相关法律法规及公司内部规章制度，特制定本档案管理制度。员工档案是记录员工个人经历、思想、能力、表现等重要信息的文件材料，是公司人力资源管理与决策的重要依据。

第二章适用范围

本制度适用于保安公司所有员工的人事档案管理，包括但不限于保安员、行政人员及其他支持人员。

第三章法规依据

本制度依据以下法规和政策制定：

1.《中华人民共和国档案法》

2.《劳动合同法》

3.《人事档案管理规定》

4.《信息安全技术个人信息保护指南》

第四章档案工作任务

档案管理的基本任务包括：

1.收集员工档案材料，确保档案的完整性。

2.整理和归档人事材料，确保便于查阅。

3.办理档案的查阅、借用及转递，保障档案的安全性。

4.提供档案信息支持人事工作，确保信息的及时性和准确性。

第五章档案的收集与归档

1.材料收集

人事档案的收集由人力资源部负责，需收集的材料包括：

-员工登记表

-个人简历

-考核材料

-各类证书复印件

-奖惩材料

-劳动合同及其他相关文件

2.材料归档

所有档案材料应按照统一的格式进行整理，确保字迹工整、内容完整。人力资源部需定期对档案材料进行审核，确保其符合归档标准。

第六章档案的保管

1.保管责任

人力资源部专人负责档案的保管，确保档案存放在专用档案室，并采取相应的安全措施，包括：

-防火、防潮、防盗等措施。

-档案需逐一编号登记，确保档案的可追溯性。

2.检查与维护

每年进行一次档案检查，核对档案的完整性和准确性，发现问题及时进行整改。档案交接需填写清单，由双方签字确认。

第七章档案的查阅与借用

1.查阅申请

员工或外单位人员需查阅或借用档案时，需向人力资源部提出申请，填写《档案查阅申请表》，并获得批准。

2.借用规定

档案原则上不外借，特殊情况需经公司总裁批准。借用档案时，借用人需签署《档案借用协议》，承诺遵守相关规定。

3.查阅要求

查阅档案时，需遵守必威体育官网网址制度，严禁对档案进行涂改、圈划、拆换。

第八章档案的转递

1.转递流程

档案转递工作需认真负责，员工内部调动时，档案随人转递。人力资源部负责密封转递档案，禁止个人携带。

2.转递记录

转递的档案需填写《档案转递通知单》，并通过机要途径进行转递。对转进的档案，应及时核对无误，并办理通知单回执。

第九章档案的必威体育官网网址与安全

1.必威体育官网网址要求

档案中涉及的个人信息应严格必威体育官网网址，未经本人同意，不得向外界泄露。

2.安全措施

档案室应配备必要的安全设施，确保档案的安全存放。无关人员不得随意出入档案室。

第十章监督与评估机制

1.监督责任

人力资源部负责对档案管理制度的实施情况进行监督，确保各项规定落到实处。

2.评估机制

每年定期对档案管理制度进行评估，收集员工和各部门反馈，提出改进意见，并根据实际情况进行修订。

第十一章附则

1.解释权限

本制度的解释权归人力资源部。

2.实施日期

本制度自发布之日起实施。

3.修订流程

本制度可根据实际情况进行修订，修订建议需提交人力资源部，经过审核后方可实施。

通过上述制度的制定与实施，保安公司能够有效管理员工档案，保障员工个人信息的安全和公司人力资源决策的科学性。这不仅有助于提升公司的管理水平，也能够为员工提供更好的服务和支持。