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物业公司质量体系文件编码管理标准作业规程

1目的

确保公司内部所有的质量体系文件得到统一的编码，规范文件和资料的管

理。

2适用范围

适用于公司质量体系文件和资料，包括质量手册、程序文件、质量计划、

作业指导书、质量记录以及被纳入公司质量体系的相关外来文件的编码。

3职责

品质部负责质量体系文件和资料编码的归口管理。

4程序要点

（1）文件和资料的除有行业特殊规定外，均按以下条款规定进行。

（2）文件分类与编码规则

a）质量手册（采用“A”作代码）

编码格式：×××∕A一派※一派※

文件发布年号、标准要素号、质量手册代码、公司名

b）程序文件（采用“B”作代码）

编码格式：×××∕B—XX—XX

文件序号、标准要素号、程序文件代码、公司名

c）各类计划（采用“QP”缩写）

编码格式：×××∕A一派※一派※一派※

计划序号、部门代码、标准要素号、质量计划缩写、公司名

d）标准作业规程（采用“C”作代码）

编码格式：×××∕c—派※一XX

规程序号、部门代码、规程代码、公司名

e）质量记录

★程序文件要求的记录编码格式

编码格式：X××∕B—X派一X派一派X

该文件记录表格、该要素文件的序号、标准要素号、程序文件代码、公司

名

★标准作业规程要求的记录编码格式

编码格式：X××∕c—X派一XX-XX

该文件记录表格、规程序号、部门代码、规程代码、公司名

D其他文件资料编码：

★审核报告（采用“IQR”缩写）

编码格式：XXX/IQR—※※一※※

评审年号、评审报告序号、评审报告缩写、公司名

★管理评审报告（采用“MQR”缩写

编码格式：XXX/MQR一※※一派※

评审年号、评审报告序号、评审报告缩写、公司名

（3）代码

a）公司代码用英文全称XXX表示。

b）文件和资料名称代码：

质量手册一一A程序文件一一B标准作业规程一一C

质量计划QP外来文件ED审核报告IQR

管理评审报告——MQR

c）要素号与GB/T19002——1994idtIS09002:1994第4章“质量体系要

求”中的条目编号一致。

d）部门代码:

品质部及公司通用G∙S部门共用G∙Y公共事务部A∙W

保安部——B-A行政部——X∙Z人事部——R∙S

财务部——C-W消防管理中心——X∙F机电维修部——J∙D

园林绿化部——Y∙L保洁部——B-J

e）受控代码：

总经理一一01管理者代表一一02副总经理一一03

行政部04人事部05财务部06

品质部——07经营部——08管理处经理——09

管理处副经理一一10公共事务部一一11机电维修部一一12

保安部一一13消防管理中习一一14园林绿化部一一15

保洁部——16

注：如果一个部门发放的文件超过2份及以上时，应在上述编号后加分编

号，例如机电维修部发放3份文件则受控编号为12—1、12—2、12—3以

此类推。

（4）文件条款的

a）文件条款用阿拉伯数字和小写英文字母来表达；

b）文件条款以四个层次为限，分别是条、款、项、眯。

（5）文件的标识

a）文件版本的识别：

A/0

版本识别字母“A”为首版，“B”为第版，以此类推。

b）文件更改状态的识别：

A/0

更改状态识别数字“0”为此页文件首版，以此类推

5记录

6相关性支持文件

《质量体系文件和资料管理标准作业规程》

《质量体系文件编制标准作业规程》