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文书档案管理制度4篇

文书档案管理制度1

1、文书立卷

每年年初机关文书部门或业务部门首先要制订出当年可能形成文件的案卷

类目，根据案卷类目做好平时的文件收集、分类工作。在文件收集齐全的基础上，

将文件按以下特征逐项分开。

①分年度。将文件按其形成的年度分开。

②分级别。将文件按其作者之间的关系分成上级、同级、下级。对互相联系

紧密的文件，如上级的批复、下级的请示应放在一起。

③分机构。将文件按其产生或承办部门分开。

④分问题。将文件按其内容所反映的问题分开。

⑤分期限。根据《文书档案保管期限的规定》，将文件按不同的保管期限分

开。

在文书分类的基础上，根据实际情况，灵活运用文件各特征（问题、作者、

时间、地区、文件名称、文件往来机关），分别组合成若干个案卷。拟写案卷标

题，简明、确切地反映卷内文件的`内容。案卷正式确定下来后，根据卷内文件

时间、重要程序、问题、作者、地区、文件名称、文书往来机关等具体情况系统

排列。编写卷内文件的页号；填写卷内文件目录和备考表；拆除档案文件上的金

属物，装订案卷；填写案卷封面，包括案卷标题、卷内文件的起止年月、页数、

件数、保管期限、案卷编号等。

2、档案管理

将档案库房的档案柜、架科学排列编号。保持库房内外清洁卫生。学习和掌

握档案保护技术。库房要有防高温、防潮、防盗、防光、防尘等安全设施，避免

灰尘、有害气体、微生物、虫、鼠等对档案的危害。

3、档案利用

准备检索工具。编制案卷目录、全引目录、专题文件目录、资料卡片、档案

资料存放索引、汇编有关文件、参考资料等，并积极开展档案史料的编研工作。

查阅、借阅有关文件，需经秘书长批准；对摘抄、复制的档案资料进行审核、登

记，然后在摘抄、复印件上注明出外、时间。借阅档案，应认真填写借阅登记薄

《档案利用效果登记表》，以便存查。对借出的档案资料要按时收回入库。

4、档案统计

建立档案收进、移出登记簿。准确编制档案工作情况统计年报，及时上报有

关部门。

5、档案鉴定

根据国家有关档案保管期限的规定，制定档案保管期限表，由档案部门和有

关业务部门的人员组成鉴定小组，定期对档案进行鉴定。剔除没有保存价值的文

件，对归档文件确定其保管期限。对保管期限已经满10年的档案，移交市档案

馆保存。对会议形成的资料、市政协大事记、常委会议记录等也要立卷、归档、

入馆。

文书档案管理制度2

(一)文件管理制度

第一条管理要点

1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，

充分发挥文件在各项工作中的指导作用。

2、文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文

件、政策指导类文件、各类合同文件等。

3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公

司全称及文件性质;正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息;措辞规范，

表达无歧义。

4、根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好

相应的文字记录，以备查阅。

第二条制度规范

1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执

行。

2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得

自行向上、向下发送正式文件。

3、公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发;各部门

需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误

后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经

理盖章，签发。

4、凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。

5、机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管

理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。

6、各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级

程度的文件，需行政人事主管审批，总经理批准后方可借阅。

7、办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。

8、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定

稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。

9、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政人事主管签

字批准，按照文件管理制度进行处理。