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印章管理使用流程及管理制度

第一章总则

为加强组织对印章的管理，规范印章的使用，确保印章的安全与有效性，特制定本制度。印章作为组织的法定标识，其使用范围广泛，涉及合同签署、文件盖章等重要活动，因此必须建立健全的管理制度，以防止滥用和失控，维护组织的合法权益。

第二章目标与适用范围

2.1目标

本制度旨在：

1.明确印章的管理职责，确保印章使用的合规性和安全性。

2.规范印章的申请、使用、保管、登记和销毁等流程，确保印章的管理科学化、制度化。

3.建立印章使用的监督机制，防止印章被非法使用，维护组织的合法权益。

2.2适用范围

本制度适用于本组织所有印章的管理，包括但不限于：

1.法人章

2.合同章

3.财务章

4.其他业务印章

第三章印章管理规范

3.1印章的分类与管理责任

1.法人章：由法务部负责管理，专人保管，使用需经法务部主管批准。

2.合同章：由业务部门负责管理，使用需经业务部门负责人签字，并由法务部复核。

3.财务章：由财务部专人负责管理，使用需经财务部主管批准，并按财务流程执行。

4.其他印章：由相关职能部门负责管理，使用流程需根据具体情况制定。

3.2印章的申请与使用

1.印章申请流程：

-使用部门需填写《印章使用申请表》，说明使用目的、使用时间和使用范围。

-申请表需经部门负责人签字，并提交至印章管理部门审核。

-印章管理部门审核后，决定是否批准使用。

2.印章使用规定：

-印章使用人需在印章使用记录册上登记使用情况，包括使用时间、用途、使用人等信息。

-使用后，印章应立即归还至管理部门，不得随意携带或转交他人。

3.3印章的保管

1.保管要求：

-所有印章应存放在专用的保险柜中，保险柜应有双重锁控制，只有指定的管理人员有钥匙。

-定期检查印章的完好性与使用情况，每年进行一次全面清点。

2.借用印章的管理：

-如需借用印章，应填写《印章借用申请表》，并经管理部门批准。

-借用期间，借用人需负责印章的安全，确保印章不被他人使用。

第四章印章的登记与记录

4.1印章的登记

1.印章登记册：

-所有印章应建立专门的登记册，记录印章的名称、用途、保管人、使用情况等信息。

-每次使用印章后，使用人需在登记册上签字确认，并注明使用时间和用途。

4.2使用记录

1.使用记录的填写：

-印章使用后，使用人需在《印章使用记录表》中详细填写使用情况。

-使用记录应包括使用日期、用途、使用人、审批人等信息，确保追溯性。

第五章印章的监督机制

5.1监督责任

1.监督部门：

-印章管理部门负责对印章的使用情况进行定期检查，确保制度的落实。

-各使用部门需配合监督部门的检查工作，提供相关使用记录和申请表。

5.2违规处理

1.违规行为的认定：

-对于擅自使用印章、未按规定申请印章使用、借用印章后未及时归还等行为，均视为违规。

-管理部门应对违规行为进行调查，并视情节轻重给予相应处分。

2.处分措施：

-轻微违规者可给予警告，严重者可按照组织的相关纪律规定进行处分。

第六章印章的销毁

6.1销毁流程

1.销毁申请：

-若印章因损坏、遗失或不再使用，需填写《印章销毁申请表》，由部门负责人签字确认。

-印章管理部门对申请进行审核后，决定是否批准销毁。

2.销毁实施：

-经批准后，印章管理部门应在监督下进行销毁，确保销毁过程的透明与安全。

-销毁后应填写《印章销毁记录》，并存档备查。

第七章附则

本制度由印章管理部门负责解释，自颁布之日起实施。根据实际情况和需要，定期对制度进行修订与完善，以确保其适用性和有效性。

通过上述制度的制定，旨在为组织提供一套科学、合理、有效的印章管理流程，确保印章的安全和合规使用，维护组织的合法权益，提升管理水平。希望各部门能够严格执行本制度，共同维护印章管理的规范性和有效性。