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XX餐饮集团公司采购管理制度

第一章总则

为规范XX餐饮集团公司的采购活动，提升采购效率，降低采购成本，确保采购质量，维护公司利益，特制定本采购管理制度。该制度依据国家相关法律法规、行业标准及公司内部规定，旨在明确采购流程、责任分工及监督机制，确保制度的可操作性和可持续性。

第二章目的

本制度的主要目的包括：

1.确保采购活动的合法合规性，维护公司及员工的合法权益。

2.规范采购流程，提高采购效率，降低采购成本。

3.确保采购物资的质量，满足公司运营需要。

4.加强对采购活动的监督和管理，提升采购透明度。

第三章适用范围

本制度适用于XX餐饮集团公司及其下属所有分支机构的采购活动，包括但不限于：

1.食材、饮料、调料等餐饮原材料的采购。

2.餐饮设备、器具及相关设施的采购。

3.其他与餐饮经营相关的物资采购。

第四章采购管理规范

4.1采购流程

1.需求确认

-各部门根据经营需要提出采购申请，填写《采购申请表》，并附上详细的需求说明。

-采购申请需经部门主管审核，确认无误后报送采购部。

2.市场调研

-采购部根据需求开展市场调研，了解市场行情、供应商情况、价格水平等信息，并形成市场调研报告。

3.供应商选择

-采购部根据市场调研结果，筛选合格的供应商，并对供应商进行评估，评估内容包括：价格、质量、交货期、售后服务等。

-通过评审后确定最终供应商，并与之进行沟通，确认采购细节。

4.合同签署

-采购部与供应商签署《采购合同》，合同内容应包括：采购物资的数量、质量标准、价格、交货时间、付款方式等。

-合同需经公司法务部审核，确保法律合规性。

5.物资验收

-物资到达后，由采购部和相关部门共同进行验收，验收内容包括：数量、质量、规格等。

-验收合格后，填写《验收报告》，并进行入库。

6.付款处理

-根据合同约定和验收结果，采购部向财务部提交付款申请，财务部审核后进行付款。

4.2责任分工

1.采购部

-负责整个采购流程的实施和管理，确保采购活动符合制度要求。

-定期对供应商进行评估和管理，维护良好的供应商关系。

2.各部门

-负责提出采购需求，并协助采购部完成验收工作。

3.财务部

-负责审核采购合同的付款申请，并按照合同约定进行付款。

4.法务部

-负责审核采购合同的法律合规性，确保合同内容的有效性和合法性。

第五章监督机制

5.1监督方式

1.内部审计

-定期对采购活动进行内部审计，评估采购流程的合规性及执行效果，并提出改进建议。

2.反馈机制

-各部门可以对采购工作提出意见和建议，采购部定期收集反馈信息，并进行分析和改进。

3.违规处理

-对于违反采购制度的行为，视情节轻重进行相应处理，包括但不限于警告、罚款、解除合同等。

5.2记录与报告

1.记录

-采购部应对所有采购活动进行详细记录，包括采购申请、市场调研报告、供应商评估、合同、验收报告等。

2.报告

-每季度向公司管理层提交采购工作总结报告，内容包括采购情况、成本控制情况、问题及改进措施等。

第六章附则

1.本制度自发布之日起实施，所有员工需严格遵守。

2.本制度的解释权归采购部所有，如有与法律法规不符之处，按法律法规执行。

3.本制度可根据公司发展及市场变化进行修订，修订程序需经管理层审核通过。

通过以上制度的制定，XX餐饮集团公司希望能够在规范采购活动、提升效率、保障质量的同时，切实维护公司利益，推动公司持续健康发展。