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办公室印章管理制度
第一章总则
为加强公司印章的管理,确保印章使用的规范性和安全性,防止印章滥用和失效,依据国家相关法律法规及公司内部规章制度,特制定本印章管理制度。印章是公司合法性的象征,合理的管理制度能够提高工作效率,保障公司利益。
第二章适用范围
本制度适用于公司所有部门及员工,涉及印章的使用、保管、审批及销毁等环节。所有使用印章的行为必须遵循本制度,确保印章的合法性和有效性。
第三章管理规范
第1节印章的种类及用途
公司印章主要分为以下几类:
1.公章:用于对外签署合同、协议、文件等,具有法律效力。
2.财务章:用于财务报销、付款等,确保财务手续的合规性。
3.合同专用章:专门用于合同的签署,避免合同纠纷。
4.法人章:用于法人代表签署的文件,确认公司合法性。
5.其他章:根据部门需求,设立的其他印章,需经审批。
第2节印章的保管
1.专人负责:印章的保管由行政部指定专人负责,确保印章的安全性。
2.安全措施:印章应存放在专用保险柜中,保险柜需具备防火、防盗功能。
3.定期检查:每季度对印章进行一次安全检查,确保印章的完好无损。
第3节印章的使用
1.使用审批:使用印章前,需填写《印章使用申请表》,经部门负责人及行政部审核批准后方可使用。
2.用途限制:印章仅限于申请表中注明的用途,禁止私自使用或转借他人。
3.登记记录:每次使用印章后,需在《印章使用登记簿》中详细记录使用时间、用途、使用人及印章编号。
第4节印章的归还
使用完毕后,印章应及时归还至行政部专人处,并填写《印章归还记录》。归还时需确认印章完好无损,如有损坏或丢失,应立即报告并按公司规定处理。
第5节印章的销毁
如需销毁印章,需由部门负责人提出申请,经行政部审核批准后,由专人负责销毁,并填写《印章销毁记录》。销毁后的印章样本需妥善保存,以备查验。
第四章操作流程
第1节印章使用流程
1.申请:使用印章需提交《印章使用申请表》,说明使用目的及时间。
2.审核:行政部审核申请,确认用途后审批。
3.使用:经批准后,方可使用印章,使用后需登记。
4.归还:印章使用后及时归还并填写归还记录。
第2节印章保管流程
1.印章保管:行政部专人负责印章的日常保管及安全检查。
2.定期核查:每季度进行一次印章安全检查,确保印章安全有效。
3.记录保存:保管人员需保留印章使用及保管的相关记录,以备查验。
第五章监督机制
1.定期审计:公司每年对印章管理进行一次审计,确保制度的有效实施。
2.反馈机制:员工如发现印章使用不当或存在安全隐患,应及时向行政部反馈,确保问题得到及时解决。
3.责任追究:对违反印章管理制度的员工,视情节轻重给予相应的处罚,包括但不限于警告、罚款或解除劳动合同。
第六章附则
1.解释权:本制度由行政部负责解释,具有最终解释权。
2.生效日期:本制度自发布之日起生效,所有员工应遵守执行。
3.修订流程:如需修订本制度,需由行政部提出申请,经公司管理层审核批准后方可实施。
第七章附件
1.印章使用申请表
2.印章使用登记簿
3.印章归还记录
4.印章销毁记录
通过以上制度的制定与实施,确保公司印章的安全、有效、合理的使用,最大限度地保护公司合法权益,促进公司各项工作的顺利开展。各部门及员工应认真学习和遵守本制度,确保印章管理工作的持续性与规范性。
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