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档案管理
一、档案管理的目的
加强档案管理工作,保证档案的及时收集、归档、完整和有效利用。
二、适用范围
适用于公司档案室的各种档案的管理工作。
三、职责
主管行政公司领导负责外单位(个人)查阅档案的审批。
行政管理部经理负责公司员工借阅档案的审批。
四、档案员职责
1、档案员负责档案的接收、整理、编号、装订、存放;
2、档案资料的交接;
3、办理档案的借阅、登记、统计;
4、执行相关必威体育官网网址制度;
5、档案室设备、设施的管理等。
五、工作步骤
(一)档案资料的确定
1、凡属下列几类资料均属归档资料:
(1)本公司基本情况资料,包括批文、营业执照、代码本、财产登记台帐、管理制度、合同、人事劳资、工作基本情况描述等资料;
(2)公司行文,包括发文、发函、会议纪要、报告、请示等;
(3)各部门资料,包括业务、行政管理等材料;
(4)外来资料,包括中央、省、市、区、集团公司来文、友邻单位及其它单位、组织来文及法律法规等;
(5)图书等参考资料,包括参考书籍、期刊、报纸及其它宣传资料等;
(6)其它。
(二)档案编号
1、档案分划
为便于系统化管理,根据档案的内容和形式特征,将公司档案划分为八大类(为一级分类),每一大类下再划分出若干子类(为二、三、四级分类)。具体分划详见《档案分划编号表》
2、档案编号
为方便查阅档案资料,根据档案分划对档案进行编号。编号采用八位阿拉伯数字。具体编号方法如下:
(1)分类图示:
????┌─┬─┬─┬─┐
????│X│X│X│X│
????└┬┴┬┴┬┴┬┘
??????│?│?│?└─────第四级类,类数0~99
??????│?│?│
??????│?│?└───────第三级类,类数0~999
??????│?│
??????│?└─────────第二级类,类数0~9
??????│
??????└───────────第一级类,类数0~99
每一编号的具体意义。
(2)案卷号、文件顺序号按电脑输入时间自动排序,始。
(三)档案地址确定
1、档案存放位置利用分类编号来确定。
确定档案一级类存放区:根据各一级类档案资料的多少在档案架上划定各一级类档案存放区。各一级类档案存放区依序按从右到左、从正面架到反面架的顺序在档案架上标出。
各一级类档案区内的子级类档案依序按从右到左、从上到下的顺序排列。
每一份档案均存放在某一级类的档案盒内。
同一个档案盒内的档案资料按编号顺序从上到下排列存放。
每一类档案在柜架存放时均须留有一定余地,以保证新增档案的存放。
(四)归档管理
1、归档前资料管理
(1)分散在各部门的资料归档前由各部门兼职资料员负责管理。
(2)各部门必须设置资料固定存放处,并将资料分类放入不同的卷宗内。
(3)各部门负责人对应归档资料的完整、完好负责。
2、归档时间
各类档案资料视其类别、性质等不同,分别按如下原则确定归档时间。
(1)公司批文、供水、供电增容计划指标下达执行书等重要文件随时归档;
(2)法律诉讼、外来文件等资料处理完毕即行归档;
(3)用户资料在用户办理完各项手续后即行归档;
(4)各项工程资料在验收后一个星期内归档;
(5)各部门当年的业务、行政管理资料、行文、承包合同、人事劳资等资料在翌年的第一季度内归档;
(6)图书资料购买后即归档,期刊、杂志半年归档一次。
(7)其它资料按公司领导确定的时间归档。
3、归档要求
(1)归档资料必须完整,如文件的正文与附件、正式印本和稿本、设计图纸及其更改通知等都必须齐全;
(2)归档的文件资料必须是原件。部门须常用的资料可留用复印件,原件归档。书写材料必须是耐久的纸张、墨水,不得使用铅笔、圆珠笔,纯兰墨水;
(3)归档资料必须准确记录各项活动,凡涉及工程图纸、管网分布及走向、埋深等,必须做到“图物相符,数字准确”,设计的修改也须在图纸上反映出来。
六、档案资料移交
1、资料归档前各部门须按
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