档案管理制度.doc

档案管理制度（草稿）

总则

为了加强集团公司档案管理，实现档案管理的规范化、制度化，更好地为公司各项工作服务，结合公司实际情况，特制定本办法。

本制度所称的档案是指公司在各项业务活动中及相关社会实践活动中直接形成的与公司有关，对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

公司各部门都有保护档案的义务。

档案管理机构及其职责

公司档案实行统一保管制度。由行政部负责档案收集、整理、保管、提供利用等管理工作的开展。

公司档案业务归属行政部，由行政部指定专人负责各项具体工作。

公司档案管理员按照国家有关规定，以及公司档案工作制度统一管理公司的档案；公司各部门的主管人员应参照公司的有关管理规定做好本部门文档资料的收集，及时向公司档案部门移交。

档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

归档制度

归档范围

凡是反映公司生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料（公文、合同、电报、传真、图表、录音、录像、光盘、照片等）均属归档范围。

归档时间

业务人员在相关业务办理完毕之后，一般应在一星期内将业务相关的所有文件资料向公司档案部门工作人员进行移交。

各部门必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的文件材料，如有些材料还需使用，也应先将材料归档后再办理借阅手续。

归档案卷质量要求

归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：

㈠归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

㈡在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件存放在一起，不得分开。

㈢卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后。

㈣声像照片材料应用文字标出摄像、录音或拍摄的对象、时间、地点、中心内容和责任者等事项，以便于保存和利用。

归档手续

公司各部门在向公司档案部门移交档案时，要严格遵守移交手续。

公司各部门在向档案部门移交档案时，移交双方应根据移交清单详细清点。经过认真核对之后，交接双方如确认无误，即可履行签字手续。

如果移交文件数量较多时，移交部门应同时向档案部门提交移交清单的电子版，便于公司档案的现代化管理。

档案保管

公司应有存放档案的专门库房，根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

档案在进行整理之后，装订成册入盒存放。保管要有条理，主次分明，存放科学。

档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

严格遵守档案安全必威体育官网网址制度，做好档案流失的防护工作。

档案提供利用

保管档案，是为了更好地利用档案。档案部门应积极开展档案提供利用工作，档案工作人员应熟悉所保管的档案，提高提供利用工作效率。

借阅档案必须履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在借出登记薄上注销。

借阅者在利用过程中，应确保档案材料的物质安全和信息安全，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。

借阅的档案在利用完之后应及时归还，原则上借阅时间不得超过一周，超过一周的应及时办理续借手续。

由于业务实际，借阅者如借出档案材料原件并无法归还时，应在借阅登记上由本部门领导签字，并经公司领导批准后方可借阅。

凡借阅的档案文件一律不得私自复印，如因工作需要，应由档案管理人员负责办理，并在复印件上加盖“再次复印无效”印章后方可离开档案室。

附则

本制度由公司行政部负责解释

公司各部门应根据本制度确立本部门相应的文档管理制度。

本制度自公布之日起执行。