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恒大中国控股有限公司集团集中采购管理制度
第一章总则
为规范恒大中国控股有限公司(以下简称“恒大”)的集中采购管理,提高采购效率,降低采购成本,确保采购活动的透明、公正与合规,特制定本制度。该制度旨在明确集中采购的目标、适用范围、管理规范、操作流程及监督机制,以促进资源的合理配置和效益的最大化。
第二章目标
1.提高采购效率:通过集中采购,整合资源,减少采购环节,提高采购效率。
2.降低采购成本:借助集中采购的规模效应,降低供应商报价,节约公司成本。
3.确保采购合规:确保采购行为符合国家法律法规及公司内部规章制度,保障公司合法权益。
4.增强透明度:通过规范的采购流程,确保采购活动的公开透明,防止腐败和利益冲突。
第三章适用范围
本制度适用于恒大及其全资子公司、控股子公司的所有集中采购活动,包括但不限于:
1.原材料、设备及工具的采购。
2.服务类采购(如咨询、物流等)。
3.其他需要集中采购的物资。
第四章管理规范
4.1采购组织
1.集中采购由公司采购部负责实施。
2.各部门应根据自身需求向采购部提出采购申请,并提供详细的采购需求说明。
4.2采购申请
1.采购申请应包括以下内容:
-采购物品名称及规格。
-预计采购数量及预算。
-采购用途及紧急程度。
2.采购申请需经部门负责人审核,并由采购部确认后方可进入采购流程。
4.3供应商选择
1.采购部应根据公司政策和市场情况,选择合适的供应商进行招标或询价。
2.供应商选择应遵循公平、公正、公开的原则,确保所选供应商具备相应的资质和信誉。
4.4采购合同
1.所有集中采购应签订书面合同,合同内容包括:
-采购物品的名称、规格、数量及单价。
-交货时间、地点及付款方式。
-违约责任及争议解决条款。
2.采购合同需经采购部及法律合规部门审核,确保合同的合法性和合理性。
第五章操作流程
5.1采购流程
1.需求确认:各部门根据实际需求提出采购申请,填写《采购申请表》。
2.审核与批准:采购部对采购申请进行审核,需经部门负责人及采购部经理批准。
3.供应商选择:采购部根据审核通过的申请,进行市场调研、询价或招标,选择合适的供应商。
4.签署合同:与选定的供应商签署采购合同,并进行必要的合同备案。
5.物品验收:供应商按合同约定交货后,采购部组织相关人员进行验收,确保物品符合规格和数量要求。
6.付款处理:验收合格后,按合同约定进行付款,财务部负责支付。
5.2采购记录
1.采购部应建立完整的采购档案,包括:
-采购申请表、合同副本及验收记录。
-供应商评价记录及采购决策材料。
2.所有采购记录应保存至少五年,便于后续审计和查询。
第六章监督机制
6.1监督职责
1.集中采购活动的监督由公司内部审计部门负责,确保采购活动的合规性和有效性。
2.各部门应定期对采购活动进行自查,发现问题及时整改。
6.2绩效评估
1.采购部应定期对采购活动进行绩效评估,评估内容包括:
-采购效率、成本控制及供应商服务。
-采购合规情况及风险控制。
2.评估结果作为采购部年度考核的重要依据。
6.3投诉与反馈
1.任何员工或供应商可对采购活动提出投诉,采购部应设立专门的投诉渠道,确保投诉的及时处理。
2.采购部应定期收集各部门的反馈意见,针对意见进行整改和完善。
第七章附则
1.本制度由恒大采购部负责解释,自颁布之日起实施。
2.本制度的修订应依据公司发展需求及相关法律法规的变化进行,修订草案需经公司领导审核通过。
3.本制度的内容如与国家法律法规相抵触,按国家法律法规执行。
通过本制度的实施,恒大将进一步加强集中采购管理,提升采购效率,降低采购成本,确保采购活动的公正与合规,为公司的可持续发展提供有力支持。
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