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电子档案管理制度

第一章总则

为规范电子档案的管理，保障档案的安全、完整和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》《信息产业部令第33号》等相关法规，结合我单位的实际情况，特制定本制度。本制度旨在明确电子档案管理的目标、范围、规范和流程，确保电子档案的科学化、规范化管理，以提高档案管理的工作效率和服务水平。

第二章目标

1.规范管理流程：建立标准化的电子档案管理流程，确保档案的收集、整理、存储、使用和销毁等环节的规范化。

2.保障信息安全：通过技术手段和管理措施，确保电子档案的安全性，防止信息泄露、丢失和损坏。

3.提高利用效率：优化电子档案的查阅和利用流程，提高档案信息的检索效率和使用价值。

4.实施动态管理：根据实际需求和技术发展，及时更新和完善电子档案管理制度，以适应新时代的要求。

第三章适用范围

本制度适用于本单位所有部门及其员工的电子档案管理工作，包括但不限于以下内容：

1.电子文件：包括电子邮件、电子文档、电子表格、数字化扫描件等。

2.电子档案系统：涉及本单位使用的所有电子档案管理软件及其相关设备。

第四章法律法规依据

本制度依据以下法律法规及政策制定：

1.《中华人民共和国档案法》

2.《信息产业部令第33号》

3.《电子签名法》

4.《网络安全法》

5.其他相关法律法规和政策

第五章管理规范

第一节档案的收集与归档

1.收集要求：

-各部门应及时收集与本部门工作相关的电子档案，确保内容完整、有效。

-收集的档案包括会议记录、工作报告、通知公告、合同协议等文件。

2.归档规范：

-电子档案应按照统一的命名规则和分类标准进行存储，便于检索和管理。

-归档后的电子档案应进行定期检查，确保信息的完整性和有效性。

第二节档案的存储与保管

1.存储方式：

-电子档案应存储在单位指定的电子档案管理系统中，禁止在个人计算机或移动存储设备中保存。

-定期备份电子档案，确保数据的安全性和可靠性。

2.安全措施：

-对存储电子档案的服务器和管理系统进行安全加固，设置访问权限，确保数据不被非法访问或篡改。

-定期进行安全检查和漏洞修复，及时更新系统软件。

第三节档案的查阅与借用

1.查阅流程：

-员工如需查阅电子档案，应向档案管理部门提出申请，并说明查阅目的。

-档案管理部门应在三日内回复申请，若需借用档案，须按规定流程办理。

2.借用规定：

-电子档案原则上不予外借，特殊情况需经档案管理部门领导批准。

-借用档案时，需签署借用协议，明确使用范围和责任。

第四节档案的转递与销毁

1.转递流程：

-电子档案在部门之间调动时，需填写转递通知单，明确转递内容及接收部门。

-转递的电子档案应通过安全的网络渠道进行传输，确保信息的安全性。

2.销毁要求：

-电子档案的销毁需经过审查，确保档案的销毁符合相关法律法规要求。

-销毁后的档案信息应进行彻底清除，防止信息泄露。

第六章监督机制

1.监督职责：

-档案管理部门负责对电子档案的管理进行日常监督，确保各项管理规定得到落实。

-各部门应指定专人负责本部门的电子档案管理工作，定期向档案管理部门汇报。

2.评估机制：

-每年对电子档案管理工作进行评估，找出存在的问题并提出改进意见。

-根据评估结果，及时调整和完善管理制度，确保制度的有效性和适用性。

第七章附则

1.解释权：本制度的解释权归档案管理部门。

2.生效日期：本制度自发布之日起生效。

3.修订流程：根据工作需要，定期对本制度进行修订，修订意见由档案管理部门提出，经单位领导批准后实施。

第八章附件

-附件1：电子档案管理流程图

-附件2：电子档案命名规则

-附件3：电子档案借用申请表

-附件4：电子档案转递通知单

通过以上制度的制定，旨在为我单位的电子档案管理提供清晰、规范的指导，确保电子档案的安全、高效管理，提升档案信息的利用价值。希望全体员工共同遵守，以实现单位信息化管理目标。