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电子档案管理制度
第一章总则
为规范电子档案的管理,保障档案的安全、完整和有效利用,依据《中华人民共和国档案法》《信息产业部令第33号》等相关法规,结合我单位的实际情况,特制定本制度。本制度旨在明确电子档案管理的目标、范围、规范和流程,确保电子档案的科学化、规范化管理,以提高档案管理的工作效率和服务水平。
第二章目标
1.规范管理流程:建立标准化的电子档案管理流程,确保档案的收集、整理、存储、使用和销毁等环节的规范化。
2.保障信息安全:通过技术手段和管理措施,确保电子档案的安全性,防止信息泄露、丢失和损坏。
3.提高利用效率:优化电子档案的查阅和利用流程,提高档案信息的检索效率和使用价值。
4.实施动态管理:根据实际需求和技术发展,及时更新和完善电子档案管理制度,以适应新时代的要求。
第三章适用范围
本制度适用于本单位所有部门及其员工的电子档案管理工作,包括但不限于以下内容:
1.电子文件:包括电子邮件、电子文档、电子表格、数字化扫描件等。
2.电子档案系统:涉及本单位使用的所有电子档案管理软件及其相关设备。
第四章法律法规依据
本制度依据以下法律法规及政策制定:
1.《中华人民共和国档案法》
2.《信息产业部令第33号》
3.《电子签名法》
4.《网络安全法》
5.其他相关法律法规和政策
第五章管理规范
第一节档案的收集与归档
1.收集要求:
-各部门应及时收集与本部门工作相关的电子档案,确保内容完整、有效。
-收集的档案包括会议记录、工作报告、通知公告、合同协议等文件。
2.归档规范:
-电子档案应按照统一的命名规则和分类标准进行存储,便于检索和管理。
-归档后的电子档案应进行定期检查,确保信息的完整性和有效性。
第二节档案的存储与保管
1.存储方式:
-电子档案应存储在单位指定的电子档案管理系统中,禁止在个人计算机或移动存储设备中保存。
-定期备份电子档案,确保数据的安全性和可靠性。
2.安全措施:
-对存储电子档案的服务器和管理系统进行安全加固,设置访问权限,确保数据不被非法访问或篡改。
-定期进行安全检查和漏洞修复,及时更新系统软件。
第三节档案的查阅与借用
1.查阅流程:
-员工如需查阅电子档案,应向档案管理部门提出申请,并说明查阅目的。
-档案管理部门应在三日内回复申请,若需借用档案,须按规定流程办理。
2.借用规定:
-电子档案原则上不予外借,特殊情况需经档案管理部门领导批准。
-借用档案时,需签署借用协议,明确使用范围和责任。
第四节档案的转递与销毁
1.转递流程:
-电子档案在部门之间调动时,需填写转递通知单,明确转递内容及接收部门。
-转递的电子档案应通过安全的网络渠道进行传输,确保信息的安全性。
2.销毁要求:
-电子档案的销毁需经过审查,确保档案的销毁符合相关法律法规要求。
-销毁后的档案信息应进行彻底清除,防止信息泄露。
第六章监督机制
1.监督职责:
-档案管理部门负责对电子档案的管理进行日常监督,确保各项管理规定得到落实。
-各部门应指定专人负责本部门的电子档案管理工作,定期向档案管理部门汇报。
2.评估机制:
-每年对电子档案管理工作进行评估,找出存在的问题并提出改进意见。
-根据评估结果,及时调整和完善管理制度,确保制度的有效性和适用性。
第七章附则
1.解释权:本制度的解释权归档案管理部门。
2.生效日期:本制度自发布之日起生效。
3.修订流程:根据工作需要,定期对本制度进行修订,修订意见由档案管理部门提出,经单位领导批准后实施。
第八章附件
-附件1:电子档案管理流程图
-附件2:电子档案命名规则
-附件3:电子档案借用申请表
-附件4:电子档案转递通知单
通过以上制度的制定,旨在为我单位的电子档案管理提供清晰、规范的指导,确保电子档案的安全、高效管理,提升档案信息的利用价值。希望全体员工共同遵守,以实现单位信息化管理目标。
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