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开会应急部署方案

在企业和组织中，开会是一种非常普遍的沟通方式。开会的目的很多，可能是为了讨论问题，分享信息或者做出决策。不过在开会过程中，也有可能发生各种问题，例如会议时间不充分，会议议题没有明确等等。这些问题可能会影响到会议的效率和成果，因此对于开会的应急部署方案非常重要。

一、会议前

1.明确会议目的和议程

在会议组织之前，一定要明确会议的目的和议程，这样可以让与会者提前了解会议的主题和重点，以便更好的准备。同时，确定议程可以帮助主持人和参会者更好的掌握会议进程，确保会议在规定时间内顺利完成。

2.邀请参会者

在确定会议的目的和议程后，邀请参会者也非常重要。如果参会者的数量过多，可以通过电子邮件或者电话回执等方式邀请。在邀请过程中，一定要清晰传达会议的目的、议程和地点等信息。

3.准备必备的会议设备

根据会议的议程、形式与场地不同，必备的会议设备也不一样，但是一般都会需要投影仪、麦克风、白板、纸笔、电源等基本设施。在会议前，要确认场地是否提供这些设备，如果没有的话需要提前准备。

4.预留充足时间

在会议之前，一定要预留充足的时间来做必要的准备，例如测试设备、检查会场等，确保所有准备工作都已经完成，避免因为时间紧张而造成额外的麻烦。

二、会议中

1.确保会议正常进行

在会议开始之后，主持人需要做到以下几点：

确认与会人员的身份，并介绍他们；

强调会议的目的、议程及各项规定；

指导讨论，避免讨论偏离主题；

根据议程安排时间；

评估各项议程的完成情况

2.备用计划

在开会的过程中，可能会发生各种意外情况，例如演示PPT无法使用、网络不稳定等等。因此，在每项议程的实施中，应当考虑可能出现的问题，并准备备用计划，以保证会议正常进行。

3.有效控制会议时间

时间是珍贵的，因此需要在会议中控制好时间，避免浪费。如果需要加时间，一定要在掌握好会议的进展情况的前提下，统筹安排，避免因为时间过长而影响到会议效率和质量。

三、会议后

1.将会议记录做好

会议记录对于后续的工作分配和会议总结等快速回顾非常重要。在会议结束之后，应当对重要的情况、讨论和结论进行详细的书写和记录。

2.确认行动计划和责任人

在会议结束之后，需要对行动计划和责任人进行确认和安排。在确定行动计划的时候，需要保证计划明确，责任人明确，时限明确，以确保会议目标未来得及实现。

3.总结和复盘

会议结束之后，组织人员应当及时对会议效果进行总结和复盘，对会议的效果进行评价和反思，以期在今后的工作中改进不足之处，使会议更加成功。

四、总结

开会是以非常普遍的交流方式，如果对开会进行应急处理，可以大大提高会议效果和成果。需要在会议之前、中、后分别对会议进行各项控制，以达到最佳效果。