公章管理及文档管理制度.docVIP

[键入文字]

[键入文字]

公章管理制度

1．总则

１。１公章是企业合法存在的标所，是企业权力的象征。为了保证公司印章的合法性、可靠性和严肃性,有效地维护公司利益,杜绝违法违规行为的发生,特制定本管理制度。

1。2本规定中的公章包括公司间、公司法人章、总经理印章、合同专用章、财务专用章及各部门印章等代表公司或公司各部门行使权力的印章。

1。３法定代表人章、总经理印章应由法定代表人、总经理授权总经办管理，管理规定参照本公章管理制度执行.授权委托书应注明委托人和被委托人、授权范围、授权期限和授权时间,一般一个任期授权一次.

2.公章的刻剐

2．1公章印章的刻剐均须报公司总经理批准，由总经办凭公司介绍信统一到指定的公安机关办理刻剐手续。

2。2印章的形体、规格按国家有关规定执行.

3公章的启用

3。1新印章要做好戳记，并统一在公司档案室留样保存,以便备查。

3．２印章启用前应由总经办下发启用通知,注明启用日期、发放单位和使用范围。

4公章的保管和交接

4.1公司各类印章必须有专人负责保管，各保管人员对印章的规范使用负管理责任。

4。1.1公司法人章、总经理印合同专用、公司公章由文书负责保管.文书因事外出,交总经理办公室主任代为保管。

４.1。2财务专用章由财务部部长负责保管。

4。1。3各部门印章由各部门部长（主任）负责保管。

4。2各保管人员因事长期外出应指定一名代为行使管理职权的负责人，交接手续要完整。

4。３公章严禁带出公司，若因特殊需要带出公司，要经公司总经理批准，原则上应由保管人员或总经办主任携带随行。

5公章的使用管理

5．1公章的使用范围

凡属以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖公司章。

凡属以公司名义对公司内部的行文,也使用公司章．

凡属部门业务管辖范围内的行文、制度或规定加盖部门印章。

由属合同类的用合同专用章

凡属财务会计业务的用财务专用章，需要时可加盖公司章及法人章.

5。2使用公章时,保管人员应对盖印的文书内容、手续、格式把关检查,发现问题及时请示领导,妥善解决;对有关事项有疑问时，用印人员应积极做出解释或澄清,否则保管人员有权拒绝盖印；在未检查清楚的情况下,公章保管人员盖印，则由保管人承担责任。

严禁在空白的信笺、介绍信、合同上用印。因特殊原因需要在空白的信笺、介绍信上用印,需经公司分管领导批准.

５.3使用公司章、公司法人章、总经理章、合同专用章一律实行审批登记制,凡不符合用印需要和审批权限的,公章保管人员均有权拒绝盖印。用印人应填写公章记录本,注明用印单位、事由、用印份数、申请人、使用日期等内容，经公司领导审批后方可用印.

６公章的停用

6.1有下列情况，印章须停用:

Ａ．机构变动要改变机构名称；

B.上级部门通知改变印章图样;

Ｃ.印章使用损坏；

D.印章遗失或被窃，声明作废．

６．２印章停用要及时报送总经理办公室,由总经理办公室将停用印章送制发机关封存或销毁.

7附则

7。１未按本规定的要求使用、保管公章，造成丢失、盗用、仿剐等,依情节轻重，对责任者分别进行批评教育、行政处分、经济处罚直至追究法律责任。

文档管理制度

为逐步实现公文处理的科学化、制度化、规范化,根据公司档案管理的特点,特制定本文档管理制度。

第一章文书管理

1文书处理

1。1公文收拆

信封上写明“公司”、“领导同志”、“负责人”收的函件由机要秘书负责收拆，并根据公文的密级、内容、性质、缓急进行处理。写明领导姓名的亲收件送交本人拆封。

1．2公文签收、登记

上级机关发来的信件要登录。登录项目包括编号、份数、收文时间及发文机关等。中央、省级机要文件签收要逐件清点,发现问题及时向发文单位查询。

1。3传递

1。３。1中央、省委及各级党委文件及内参选编等,先由总经办主任阅批,再送书记和其他党委成员阅,根据内容的需要还须送其他公司领导传阅．

１。3。２省府、市府、股东单位文件先由总经办主任阅批，再送有关领导阅知或阅示。

1.3．3以上文件若需本公司贯彻的，领导阅知或阅示后送承办部门阅办.

2批办、承办

２。1凡需要办理和答复的，公司领导或总经办主任都应批示承办部门或承办人；需几个部门协办的应指明主办部门与协办部门。

2。2机要秘书根据总经办主任或领导批示组织文件的传阅.需职能部门承办的,承办人接到公文后,一般应在五个工作日内或领导规定期限内办文完毕．并将承办结果记载于收文签字页内并退回签名的文件;凡是不需要办理回复公文的,可电话答复,但必须把处理结果记载在收文件上,以备查考；需要办回复公文的，承办人先行拟稿连同收文一并送主管领导会稿。涉及多个部门时,由主办部拟稿，有关部门会稿.

3公文起草、审核

对上级机关的请示、报告,对各部室、车间的通知、批复都必须用公司