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接待管理制度

第一节集团内部往来公务接待管理规定

定义：

集团内部往来公务接待是指集团内部员工在集团与项目及项目与项目间的公务往来接待。

第二条住宿：

有内部接待客房的原则上应入住项目接待客房，暂未设接待客房或因人数过多而不够住的，安排就近酒店入住。

第三条用餐：

（一）原则上应在公司餐厅安排工作餐，若接待项目无公司餐厅的由按有关条例标准执行。（另行制定）

（二）若有对外公关接待任务例外。

第四条签单：

（一）非公务需要原则上不得签单。

（二）内部接待点应明确有权签单人员，原则上为所在地主管单位接待小组成员。

第四条报销：

签单后的报销手续按各接待点规定，原则上由签单人负责将相关单据完成审批程序后（须有经手人、证明人签字认可）通知接待点到财务部门结账。

第二节外部贵宾接待管理规定

第一条定义：

外部贵宾接待是指集团总部各部门或各项目因公务需要接待外单位贵宾。各项目应成立贵宾接待小组，针对不同等级的接待安排相应人员接待。

第二条接待管理及相关流程：

（一）接待申请

凡涉及到集团要发生费用的宴请接待，接待申请部门应在客户到访前填写《接待申请表》，经相关部门负责人签批后提交给接待小组；如情况紧急无法提前申请，则应事先取得口头同意，在接待完成后2日内补填《接待申请表》。

（二）接待安排

接待小组接单后，需立即与申请部门确认接待信息，并进行相关接待安排，如交通、住宿（预定酒店）、就餐、陪同人员、行程配合安排等。

（三）集团总部东莞区域涉及到与接待相关的预定机票、车船票、酒店、安排车辆接送等事宜，由接待单位报集团总部接待小组统一负责处理，外区域的由属下各项目公司自行安排。

（四）在不影响双方关系和公司形象的前提下，原则上应首先考虑让客人入住项目自有接待客房或酒店客房，暂未设接待客房或因人数过多而不够住的，安排入住酒店。

（五）接待标准：

1、一级接待：由董事长或授权人批准

（1）住宿标准按五星级，费用由公司全付；

（2）接待陪同人员由董事长或董事长授权人选定；

（3）接待车辆标准为奔驰、奥迪、商务车；

（4）安排项目参观。

2、二级接待：由副董事长批准

（1）住宿标准按四星级以上，房费由公司支付，杂费自理；

（2）接待陪同人员由申请部门负责人或董事局选定；

（3）接待车辆标准为奔驰、奥迪、商务车；

（4）安排项目参观。

3、三级接待：由集团董事局秘书长或行政部总经理批准

（1）住宿标准按三星级标准或公司客房，杂费自理；

（2）接待陪同人员由行政部负责安排；

（3）接待车辆标准为公务用车。

第三条接待费使用注意事项：

（一）必须注意接待费支出项目与接待用途及目的一致，任何接待开支不得偏离公司经营目的与要求；

（二）接待费用开支，必须本着最小支出、最大成果的原则，充分考虑每一次接待的目的和接待的方法，合理接待，杜绝铺张浪费，有效使用经费开支；

第四条费用申请及报销

外部贵宾接待所产生的费用审批及报销，按董事局相关授权执行。

第五条应用表单：

表单：LW-XZ-F27《接待申请表》

接待申请表

接待部门:

申请日期:

接待标准：级

接待单位:

接待人数:

客户姓名：

联系电话:

入住酒店要求：

车辆要求：

住房标准：

预计费用：

就餐标准：

间数：

费用处理方式：

其它接待要求：

安排天数：

出发地：

出发时间：

航班号：

到达地：

到达时间：

预计返程时间：

申请人：审核：批准：