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印章的使用和保管

虽然办公室印章的管理不是文员的职责，但办公室文员的日常工作事

务常涉及印章的使用和保管，因此，学习和了解此方面的知识是十分

必要的。

印章的使用

（1）盖用单位的公章，用印人必须填写“用印申请单”，经本单位

主要负责人或经主要负责人授权的专人审核签名批准。一般证明用

印，单位负责人可委托管理印章的文秘人员具体把握。

（2）用印时，如有不明确的情况，应请示领导审核后方能用印。盖

用职能部门的印章，也必须由本部门的主要负责人审核签名批准。

（3）加盖印章必须做到用力均匀，使印章端正、完整、不歪斜，更

不能颠倒。印章要保持清洁，印油均匀，使字迹清晰、醒目。

（4）用印时应使实际盖印的文件数量和“用印申请单”上的份数完

全一致。

（5）用印后，要将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、

盖章人等项详细登记。

加盖印章的位置及作用

使用不同的印章，或加盖在不同的位置，其意义和作用也是不同的。

常见的有以下几种。

（1）落款章。

加盖于文书作者的落款处，用来表明作者的法定性和文件的有效性。

凡文书都应加盖落款章。加盖落款章的部位应在落款处年、月之间，

即“骑年盖月”。

（2）更正章。

对文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字，可以在改正后，用加盖更

正章的办法作为法定作者自行更正的凭据。

（3）证见章。

对以他人名义出现的文书盖章做证。如签订合同，请双方上级主管机

关加印证见；摘抄档案内容要由档案保管部门证见；旁证材料要由旁

证人所在单位证见；个人邮政汇款，在需要时，也要由收款人所在单

位盖章证见。（4）骑缝章。

带有存根的公函、介绍信，须加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。

（5）骑边章。

重要案件的调查、旁证，以及座谈记录等材料，很多是由调查人自做

笔录，为完备手续，除由当事人盖落款章、所在单位盖证见章外，必

须将同文多页沿边取齐后均匀错开，从前页到尾页，骑各页边加盖一

完整的公章，从而证明文件的各页确实是同时形成。

（6）密封章。

在公文和其他重要文件封套的封口处加盖印章，以确保传递途中没有

私自拆封。

（7）封存章。

在封条上加盖印章以封存账册、财物，以及文件橱、仓库等。常在节

假日前夕或特殊情况下使用。

印章的保管原则

（1）“印章不可接触”原则。

非经单位法定代表人或者负责人审批，非印章保管人员不得接触印

章，任何工作人员不得将印章带出指定保管地点。

（2）“用印模式灵活”原则。

单位各部门及工作人员可根据自身特点，针对不同业务，采取不同的

用印模式。如：先盖章、后审核的自主用印模式；先授权、再盖章、

后审核的授权用印模式；先审核、后盖章的实时用印模式等。

（3）“记录备案可查”原则。

印章的每次使用皆应笔录备案，可制作《印章使用表》，详细记录审

批人、登记人、文件资料名称、盖章份数，以供随时查询、复核。

印章保管的要点

一般来说，印章日常保管的要点主要有以下几点：

（1）单位印章采取分级保管的制度，各类印章由各岗位专人依职权

需要领取并保管。

（2）印章必须由专门保管人妥善保管，不得擅自委托他人保管。

（3）单位建立印章管理卡，领取和归还印章时须按要求在卡上予以

登记。

（4）用印后该印章使用单作为使用印章的依据由印章保管人留存，

定期整理后交办公室归档。

（5）印章原则上不许带出单位，对确需将印章带出使用的，应填写

印章使用单，载明事项。按上述程序审核，经同意后由两人以上共同

前往方可携带使用。

（6）印章管理人员离职时，须办理归还印章手续，作为全部移交工

作的一个重要部分。

在日常工作中严格遵循这一套管理办法具有十分重要的现实意义，否

则会导致印章管理的混乱，造成重大损失。

温馨提示

有时，由于一些客观原因，需要实施代理用印，在按照正确的用印方

法使用过印章之后，代理用印者必须在事后将用印依据和用印申请单

交印章管理人审查，同时用印依据及用印申请单上应有代理人印章，

以确保事后责任与代理人直接挂钩。