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房地产开发有限公司：档案管理制度

房地产开发有限公司档案管理制度

第一章总则

为加强房地产开发有限公司的档案管理，提高档案的安全性和有效利用率，依据国家相关法律法规及公司内部规章制度，特制定本档案管理制度。档案是反映公司历史、业务活动及管理的重要依据，规范的档案管理能有效支持公司的决策、运营及合规性。

第二章适用范围

本制度适用于房地产开发有限公司所有部门的档案管理工作，包括但不限于项目档案、财务档案、人事档案及其他相关文件材料的收集、整理、保管和使用。

第三章法规依据

本制度的制定依据包括：

-《中华人民共和国档案法》

-《企业档案管理规定》

-《信息公开条例》

-其他相关法律法规及行业标准

第四章档案工作任务

档案管理的主要任务包括：

1.收集、整理和归档各类档案材料；

2.定期对档案进行保管、检查；

3.处理档案查阅、借用、转递等事务；

4.为公司决策、管理提供信息支持；

5.确保档案的安全性与完整性。

第五章档案的收集与归档

1.档案材料的收集

档案材料的收集由各部门负责，涉及内容包括：

-项目立项申请及审批文件

-合同文本及相关附件

-财务报表及审计报告

-人员变动记录及考核材料

-其他与公司运营相关的文件

2.档案的归档

归档工作由综合服务部进行，要求如下：

-所有档案材料需在项目结束后3个月内完成归档；

-归档材料应按照规定的格式和顺序整理，确保字迹清晰、内容完整；

-归档材料需经部门负责人审核，并由综合服务部统一编号登记。

第六章档案的保管

1.保管责任

所有档案由综合服务部专人负责保管，确保档案安全。

2.安全措施

-档案应存放于专用档案室，采取防火、防潮、防盗等措施；

-档案室应定期进行检查，确保环境干燥、通风良好。

3.档案清单

每年应对档案进行一次全面清查，确保档案的完整性和准确性，并形成档案清单。

第七章档案的查阅与借用

1.查阅申请

员工或外部人员需查阅档案时，需填写查阅申请表，经综合服务部审核批准。

2.借用规定

-档案原则上不外借，特殊情况需经公司高层管理人员批准；

-借用档案时，需填写借用登记表，借用人需承担相应的保管责任。

3.查阅纪律

查阅档案时，任何人不得对档案进行涂改、损坏，确保档案的原状。

第八章档案的转递

1.转递流程

档案转递工作由综合服务部负责，转递时应遵循以下流程：

-转递档案需密封，并填写转递通知单；

-转递档案通过专人或机要途径完成，不得由个人携带。

2.接收确认

接收方需在收到档案后及时核对，并签署回执单，确保档案的完整接收。

第九章档案的销毁

1.销毁标准

符合销毁条件的档案需经过综合服务部审核，并报公司高层批准，销毁时应确保档案资料的彻底清除。

2.记录备案

销毁档案需填写销毁记录表，记录销毁时间、销毁原因及相关负责人，确保档案管理的可追溯性。

第十章监督与评估机制

1.监督责任

综合服务部负责档案管理的日常监督，确保各项管理制度的落实。

2.定期评估

每年度进行一次档案管理工作评估，评估内容包括档案的完整性、安全性及管理效率，并形成评估报告。

3.反馈机制

建立档案管理的反馈机制，鼓励员工对档案管理提出建议和意见，促进管理制度的完善与优化。

第十一章附则

1.解释权

本制度的解释权归综合服务部。

2.生效日期

本制度自发布之日起生效，之前的相关档案管理制度同时废止。

3.修订流程

本制度如需修订，由综合服务部提出修订建议，经过公司管理层讨论通过后生效。

通过以上制度的制定与实施，房地产开发有限公司将有效规范档案管理，提升档案的使用效率和安全性，为公司的可持续发展提供有力的支持。