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食品与食品原材料采购管理制度

第一章总则

为确保食品与食品原材料采购的规范化、科学化，保障食品安全和质量，维护消费者的合法权益，依据国家相关法律法规和行业标准，制定本制度。食品与食品原材料采购管理制度旨在明确采购流程、责任分工以及监督机制，以实现采购工作的透明性和可追溯性。

第二章制度目标

1.保障食品安全：确保采购的食品及原材料符合国家标准和行业规范，防止不合格产品进入市场。

2.规范采购流程：建立标准化的采购流程，确保采购活动的透明、公正和高效。

3.提升采购效率：通过科学合理的采购管理，实现资源的有效配置，降低采购成本。

4.确保合规性：遵循相关法律法规及公司内部规定，确保采购活动的合法性和合规性。

第三章适用范围

本制度适用于公司所有与食品及食品原材料采购相关的部门和员工，包括但不限于采购部、品控部、财务部及相关业务部门。

第四章管理规范

4.1采购计划

1.年度采购计划：各部门需根据业务需求，制定年度采购计划，并在每年年底前报送至采购部审核。

2.临时采购申请：如需临时采购，应填写《临时采购申请表》，经部门负责人审核后报采购部。

4.2供应商管理

1.供应商选择：根据产品质量、供货能力、价格、信誉等因素，选择合适的供应商。应优先选择经过认证的供应商。

2.供应商评估：建立供应商评估制度，定期对供应商进行评估，评估结果作为后续采购的依据。

4.3采购流程

1.询价：采购部根据采购计划，向至少三家符合条件的供应商进行询价，并收集报价信息。

2.合同签署：确定供应商后，应与其签订《采购合同》，明确产品质量、数量、价格、交货期等条款。

3.订单确认：采购部应向供应商发出《采购订单》，确认订单信息，并在订单上注明合同编号。

4.验收：货物到达后，品控部负责对食品及原材料进行验收，确保符合合同要求。

4.4采购记录

1.采购档案：采购部需建立完善的采购档案，包括采购计划、询价记录、合同、验收报告等，确保档案的完整性和可追溯性。

2.信息共享：各相关部门应对采购信息进行共享，确保信息透明，便于后续管理和监督。

第五章监督机制

5.1内部监督

1.监督职责：品控部负责对采购过程的监督，确保采购活动符合公司规定和国家标准。

2.定期检查：采购部与品控部应定期召开会议，检查采购执行情况，分析问题并提出改进措施。

5.2外部监督

1.合规审查：公司应定期接受外部审计，确保采购活动的合法性和合规性。

2.投诉机制：设立投诉渠道，接受员工及消费者对采购活动的举报和投诉，及时处理并反馈结果。

第六章责任分工

1.采购部：负责制定采购计划、选择供应商、合同签署及采购记录管理。

2.品控部：负责对采购的食品及原材料进行质量检验、验收，并对采购过程进行监督。

3.财务部：负责对采购合同的付款审核，确保资金使用的合规性。

4.各业务部门：根据实际需求提出采购申请，并协助采购部进行供应商评估和验收工作。

第七章附则

1.解释权限：本制度由采购部负责解释。

2.适用条件：本制度适用于公司所有食品及食品原材料采购活动。

3.生效日期：本制度自发布之日起实施。

4.修订流程：如需对本制度进行修订，需由采购部提出修订意见，报公司领导审批后实施。

第八章附录

附录1：采购申请表

-申请部门：

-申请人：

-采购内容：

-预估金额：

-申请日期：

附录2：供应商评估表

-供应商名称：

-评估日期：

-产品质量评分：

-供货能力评分：

-价格竞争力评分：

-信誉评分：

-总评分：

附录3：验收记录

-货物名称：

-供应商名称：

-到货日期：

-验收人员：

-验收结果：

-备注：

以上为食品与食品原材料采购管理制度的完整框架。本制度旨在通过规范化的管理，提升采购效率，保障食品安全，确保公司在激烈的市场竞争中立于不败之地。