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协会印章管理制度

第一章总则

为规范协会印章的使用、管理与保管，确保印章的安全性和有效性，防止印章的滥用和失控，依据《中华人民共和国印章管理条例》及相关法律法规，结合协会实际情况，特制定本制度。

第二章目标

1.确保协会印章的合法、合规使用。

2.明确印章的管理责任，确保印章的安全与完整。

3.规范印章的使用流程，提高工作效率。

4.防范印章使用中的风险，保护协会合法权益。

第三章适用范围

本制度适用于协会内部所有使用印章的部门和员工，包括但不限于：

1.行政办公室

2.财务部

3.项目管理部

4.其他需要使用印章的部门

第四章印章管理规范

第一节印章种类

协会印章分为以下几类：

1.法人印章：用于签署与法律有关的文件。

2.财务印章：用于财务报销、合同签署等财务事务。

3.专用印章：如项目章、证书章等，用于特定用途。

第二节印章刻制

1.所有印章的刻制必须由协会授权的专业刻章单位进行。

2.刻制印章前，需提交书面申请，注明印章用途及必要性，并经协会管理层审核批准。

3.刻制完成后，需由专人负责接收，并登记入册。

第三节印章保管

1.印章由协会专职人员集中保管，确保印章的安全性。

2.印章存放处应设有专门的保险柜，确保防火、防潮、防盗。

3.印章保管人员应定期清查印章，确保印章的完整性。

4.每次使用印章后，必须立即归还保管处，禁止私自留存。

第四节印章使用

1.印章使用需填写印章使用申请表，说明使用目的及相关文件。

2.申请表须经部门负责人审核签字，并报协会管理层批准后方可使用。

3.使用印章后，需在申请表上注明使用日期及使用人，并由管理层进行备案。

第五节印章销毁

1.印章如需销毁，需填写印章销毁申请表，说明原因。

2.经管理层审核批准后，方可进行销毁，并由两名以上见证人见证。

3.销毁后，需在销毁申请表上注明时间及见证人签字，妥善保存备案。

第五章印章使用流程

第一步：申请

1.使用印章的部门需填写印章使用申请表，注明用途、时间及使用人。

2.申请表需由部门负责人签字并报协会管理层审批。

第二步：审批

1.协会管理层对印章使用申请进行审核。

2.审核通过后，签署意见并返回申请部门。

第三步：使用

1.经批准后，使用部门前往印章保管处领取印章，填写领取登记。

2.使用印章时，需遵循相关规定，确保印章的安全和规范使用。

3.使用后，及时归还印章并记录使用情况。

第四步：备案

1.印章使用结束后，相关部门需将使用情况反馈至管理层。

2.管理层负责对印章使用情况进行汇总和备案。

第六章监督机制

第一节定期检查

1.协会管理层应定期对印章的使用和保管情况进行检查，确保制度的执行。

2.检查结果需形成书面报告，并提出改进建议。

第二节举报机制

1.设立印章使用举报电话和邮箱，鼓励员工举报违规使用印章的行为。

2.对举报事项，管理层应及时调查处理，并保护举报人的隐私。

第三节责任追究

1.对于违规使用印章的行为，管理层将依照协会内部纪律进行处理。

2.情节严重者，将追究其法律责任。

第七章附则

1.本制度由协会管理层解释，自发布之日起实施。

2.本制度如需修订，须经管理层讨论并形成书面文件。

3.本制度的实施效果将定期评估，以确保其适应性和有效性。

通过以上制度的制定，协会将能够有效地管理印章的使用，确保其合法合规，防止潜在的风险，维护协会的利益与声誉。希望各部门能够严格遵守本制度，共同维护印章的安全与规范使用。