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档案工作制度

第一章总则

为加强组织内部档案管理，提高档案的安全性和有效利用率，确保档案管理符合国家及行业相关法规、政策，特制定本档案工作制度。档案工作制度的实施旨在保障档案的完整性、真实性和可用性，为组织的决策、管理及发展提供有效支持。

第二章目标

1.确保档案资料的完整性和真实性，为日常管理、决策提供可靠依据。

2.规范档案的收集、整理、保管、查阅和转递流程，提升档案管理的科学化水平。

3.加强档案的安全管理，防止档案的遗失、损毁、泄露等问题。

4.提高员工对档案管理重要性的认识，增强档案必威体育官网网址意识。

第三章适用范围

本制度适用于组织内部所有部门及员工，涉及档案的收集、整理、保管、查阅和转递等工作。适用的档案包括但不限于人事档案、财务档案、项目档案和合同档案等。

第四章法规依据

本制度依据以下法规和规范制定：

1.《中华人民共和国档案法》

2.《企业档案管理暂行办法》

3.行业相关标准及组织内部规章制度

第五章档案工作任务

档案管理的主要任务包括：

1.收集、整理和归档各类档案材料。

2.确保档案的安全保管，定期进行档案安全检查。

3.负责档案的查阅、借用及转递工作，确保流程规范。

4.提供档案信息的查询和利用服务。

第六章档案的收集和归档

6.1收集

档案材料的收集由综合服务部牵头，其他部门配合进行。收集的材料包括但不限于：

-员工登记表

-个人简历

-考核材料

-各类证书复印件

-奖惩材料

-劳动合同及审批材料

6.2归档

归档材料必须符合以下要求：

1.字迹工整，内容完整，确保信息的准确性。

2.归档后应进行编号登记，形成档案目录，便于查阅。

3.不符合要求的材料由综合服务部进行纠正和完善。

第七章档案的保管

7.1保管责任

档案由综合服务部专人负责保管，确保档案的安全性和完整性。

7.2安全措施

1.档案应存放于防火、防潮的档案库房，采取必要的防盗措施。

2.每年进行档案的检查核对，确保无遗失和损毁。

3.档案的交接需填写清单，双方签字确认。

第八章档案的查阅和借用

8.1查阅手续

1.员工或外单位人员需查阅档案时，应向综合服务部提出申请。

2.查阅档案需经过综合服务部审批，并办理登记手续。

8.2借用规定

1.档案原则上不外借，特殊情况需外借时，须经执行总裁批准。

2.借用档案时，借用人需承担保管责任，确保档案不受损失。

第九章档案的转递

9.1转递流程

档案的转递工作需认真负责，具体流程如下：

1.人员内部调动时，档案随人转递，由综合服务部负责密封转递档案。

2.转递的档案需填写转递通知单，并通过机要途径转递。

3.对转入的档案进行核对，如无误，办理通知单回执。

第十章监督机制

为确保本制度的有效实施，建立以下监督机制：

1.定期检查档案管理工作，发现问题及时整改。

2.设立档案管理监督小组，负责对档案管理工作的监督和评估。

3.建立档案管理反馈机制，鼓励员工提出改进建议。

第十一章附则

1.本制度由综合服务部负责解释，自颁布之日起实施。

2.本制度的修订应由综合服务部牵头，遵循广泛征求意见的原则，确保制度的适用性和有效性。

第十二章未来展望

随着信息技术的不断发展，档案管理将向数字化、智能化方向发展。组织应不断关注行业动态，结合实际情况，适时更新和完善档案管理制度，以适应未来发展的需要。

通过以上制度的制定和实施，旨在提升组织的档案管理水平，确保档案的安全、完整和有效利用，为组织的决策和发展提供有力支持。