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2024年订单采购管理规章制度

订单采购管理规章制度1

第1条目的

为规范采购日常订单的处理过程，对日常订单进行及时有效的处理，特制定办法。

第2条适用范围

办法适用于采购日常订单处理的全过程。

第3条管理职责

1.总经理/董事长负责大宗物资及特殊物资的订单审批，并监督采购部完成订单的全程管理

工作。

2.采购部负责按照已通过审核的请购单开立订购单，并按要求全程跟踪管理订单。

3.请购部门按要求填写请购单，积极配合采购部对日常订单的管理工作。

第4条接受并审核请购单

1.需求部门依据公司教学计划和具体情况，以书面的形式提出采购要求。

2.请购单要详细记录所需物资的名称、规格、数量、需要日期等相关内容并做出预算。

3.采购部需及时接收各需求部门开出的请购单并进行审核。

4.一般请购单由采购经理根据请购单内容、公司采购相关规定和供应商情况来审核，通过后

反馈给申请部门，并及时组织开具订购单。

5.大宗物资或特殊物费的请购单，采购经理审核完毕后要上交总经理/董事长批准，经批准

后方可开立订购单。

第5条开立订单

1.采购部要根据已审核通过的请购单及时开具订购单。

2.采购部要及时与供应商联系协调签单的相关事宜,采购部应注意维护公司利益，在允许的

价格内，确保交期、质量等方面满足公司要求。

第6条订单内容规范

采购订单应至少包括以下6项内容。

1.交货方式：交货时间、交货地点、新品交货附带备用零件等规定。

2.验收方式：检验设备、检验费用、不合格品的退换、提前或延迟交货的处理等规定。

3.罚则：延迟交货或品质不符的扣款、违反合约的处理、取消合约等规定。4.品质保证：

包修和包换期限、无偿或有偿换修等规定。

5.履约保证：不能按期履行合同需支付违约金等的规定。

6.仲裁或诉讼:买卖双方纷争、仲裁的地点或诉讼的‘法院等规定。

第7条订单编制规范

订单编制人员在编制采购订单时，应完整填写以下5联。

1.供应商联（第一联），作为供应商交货时的凭证。

2.回执联（第二联），由供应商签字确认后寄回公司。

3.物资联（第三联），作为公司控制存量和验收的参考。

4.请款联（第四联），作为结算采购货款的依据。

5.承办联（第五联），由采购部自存。第8条采购订单执行

1.公司与供商签订订单后，采购部要随时关注并紧密跟踪订单执行情况，保持同供商的

沟通，确保订单能顺利执行.

2.加工型供商要进行备料、加工、组装、调试等过程，存货型供商只需从库房中调集相

关产品并进行适当处理即可送至公司。因此采购部需密切关注加工型供商的备货进程，确保其

能按时交货。

第9条订单保管

1.为了方便订单查找与使用，采购部对订单进行分类归档、有序保存。

2.采购部将采购订单的原件按编号顺序保管;复印件与相关采购申请和往来信件一起，按

供商名字的字母顺序保管。

第10条制定部门

本办法由采购部草拟，经总经理审批后正式实施。

第11条生效日期本办法自下发之日起生效。

2.2异常订单处理办法

异常订单处理办法

第1章总则

第1条目的

为规范采购订单异常的处理过程，确保对异常订单进行及时有效的处理，特制定本办法。

第2条适用范围

本办法适用于采购部异常订单处理的全过程。

第3条管理职责

1.采购部负责及时有效地将异常信息传递给请购部门，以便公司及时调整生产计划，并与供

商积极协商处理异常情况。

2.请购部门负责协助采购部解决订单异常情况，根据需求及时调整订单。

第4条术语解释

1.本办法所称交期异常，是指物资交期延后