物业服务人项目档案管理工作指引 .pdf

成都市物业服务人项目档案管理工作指引

第一条（目的依据）为加强我市物业服务项目档案规范化管理，保障其

效合理利用，根据国家及省市关档案管理和物业管理的法律法规，结合成都市

实际，制定本指引。

第二条（使用范围）物业服务人在本市提供物业服务过程中，对项目上与

物业服务关的档案进行收集、整理、保管、使用、销毁等工作参照使用本指引

O会计档案管理按照会计相关法律法规规定执行。

第三条（工作要求）物业服务人建立服务项目档案管理制度，对档案的

收集、整理、保管、必威体育官网网址、使用、销毁等进行规定。

第四条（信息化管理）鼓励物业服务人建立信息化档案管理体系，逐步

实现与智慧物业综合服务管理平台的数据交换。

第五条（人员要求）物业服务人明确专人负责物业服务项目的档案工作

O负责档案工作的人员应熟悉档案管理相关规定，忠于职守，遵守纪律，保守秘

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第六条（档案交接）负责档案工作的人员在离岗前办理好档案交接手续

O原负责档案工作的人员不得私自复印、拷贝或留存任何档案资料，更不得将其

用于其他用途。

第七条（归档时间）物业服务人接材料性质及时全面且系统地收集、整理

反映本管理服务区域物业管理活动的各类文件材料，确保收集齐全、完整，及时

归档。禁止篡改、损毁、伪造、藏匿、擅自销毁档案。在各项工作结束后90日内

完成整理并归档。

第八条（归档范围）归档范围包括但不限于物业建设的基础性资料、业主

及住户的资料、物业服务过程中的各类文档资料。坚持应收尽收、应归尽归的原

则，加强所物业服务过程性材料的收集，确保档案的齐全完整。

第九条（保管期限）保管期限参照国家及地方档案管理的相关规定分为永

久和定期，定期保管期限原则上分为30年、10年。对物业服务过程中产生的资料

,不在本指引附件1范围内的，物业服务人自行确定保管期限，原则上不得少于3

年。

第十条（归档材料要求）归档的文件材料为原件或者具凭证作用的复制

件或其他载体材料，并保持其历史面貌。文件书写和载体材料能耐久保存，不使

用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红色墨水书写和复写纸、热敏纸复写。

第十一条（立卷组卷）归档材料根据不同业务类别、年度和保管期限分类

立卷，将需归档的材料整理规范按其所属类别及入档时间的先后顺序存放。

第十二条（编制案卷目录）负责档案工作的人员按照档案类别、保管期

限、年度顺序编制案卷目录等便于档案查找和利用的检索工具，以方便利用。

第十三条（档案更新）业主清册、装饰装修管理及设施设备更新（改造）

、物业服务标准、物业服务收费标准、公区经营等事项发生变动的，在得知发生

变动之日起30日内完成相关资料的更新、归档工作。原资料按照相关规定单独存

放或销毁，妥善处理。

第十四条（必威体育官网网址要求）涉及业主、物业使用人个人管理的档案应做好必威体育官网网址

工作，不得非法买卖、提供或者公开他人个人信息。

第十五条（档案保管）档案办公用房、业务和技术用房等需满足档案管理

工作需要，采取必要的安全防护措施，确保档案完整、安全。在条件允许的情况

下，可以设立独立的档案室。

第十六条（档案查询）业主仅限于查询与其切身利益直接相关的信息，且

不得侵犯他人隐私。相关政府部门、镇人民政府、街道办事处、居（村）民委员

会根据各自的职能、职责范围及处置突出问题需要可依法进行查询。

第十七条（档案销毁）物业服务人参照《企业档案管理规定》开展销毁工

作，销毁清册归档保存。

第十八条（档案移交）物业服务人退出物业管理区域的，按照《成都市

物业管理条例》规定，在办理物业服务交接的同时移交档案资料，并填写《档案

资料移交清单》。移交时，负责档案工作的人员仔细核对移交的资料，核对无误

后，交接人在移交清单上签字，交接单位加盖公章。

第十九条（责任追究）物业服务人及其从业人员违反档案管理和物业管理

相关法律法规的，按照相关法律法规追究责任。