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机关单位档案工作管理制度

第一章总则

为加强机关单位档案管理，保障档案的安全、完整和有效利用，依据国家法律法规和相关政策，结合本单位实际情况，制定本制度。档案是记录机关单位工作、决策和活动的重要凭证，是保证单位正常运转和决策依据的重要资料。有效的档案管理不仅有助于提高工作效率，也为日后的查阅、审计和研究提供了可靠的基础。

第二章适用范围

本制度适用于机关单位内部所有档案的管理工作，包括但不限于人事档案、行政档案、财务档案、业务档案及其他各类重要档案。所有部门、岗位均需遵循本制度，确保档案管理工作规范、有序。

第三章管理规范

3.1档案的收集与分类

1.档案材料的收集由各部门负责，应包括但不限于会议记录、决策文件、工作计划、考核材料等。

2.收集的档案需进行分类整理，按类别建立档案台账，确保能够迅速查找和使用。

3.各类档案的保存期限需依照国家相关法规和单位内部规定，分类明确，及时更新。

3.2档案的保管

1.所有档案应集中存放在专用档案室，档案室应具备防火、防潮、防盗措施。

2.档案材料应逐一编号、登记，建立完整的档案管理系统，以便于后期查阅。

3.定期对档案进行检查，确保档案的完整性和安全性，每年至少进行一次全面审查。

3.3档案的查阅与借用

1.查阅档案需填写申请表，并经过档案管理部门的审核，方可查阅。

2.档案借用需经相关负责人批准，借用人需在档案借用登记簿上签字确认。

3.借用期间，借用人应妥善保管，不得擅自涂改、拆换或损毁档案材料。

3.4档案的转递与销毁

1.档案转递需填写转递通知单，注明转递内容和接收人，确保档案在转递过程中的安全。

2.机关单位不再使用的档案，需按照规定程序进行销毁，销毁前应进行审核，并填写销毁登记表。

3.销毁档案需由专人进行，并在销毁后保留记录，以备后续查阅。

第四章操作流程

4.1档案的收集流程

1.各部门定期提交档案材料至档案管理部门。

2.档案管理人员对提交的材料进行审核，确保材料完整、合规。

3.对审核通过的材料进行分类、编号、存档，建立台账。

4.2档案的查阅流程

1.查阅人填写档案查阅申请表，向档案管理部门提出申请。

2.档案管理人员对申请进行审核，确认查阅的合法性。

3.审核通过后，查阅人按规定查阅档案，查阅结束后需签字确认。

4.3档案的借用流程

1.借用人填写档案借用申请表，并提交至相关负责人审批。

2.负责人审核后，归档管理人员登记借用信息。

3.借用人按规定使用档案，借用结束后及时归还。

4.4档案的销毁流程

1.需要销毁的档案由档案管理人员进行初步审核。

2.提交销毁申请至单位领导审批，审批通过后进行销毁。

3.销毁后，档案管理人员填写销毁登记，留存备案。

第五章监督机制

5.1监督职责

1.设立档案管理监督小组，负责对档案管理工作的监督和评估。

2.定期对各部门的档案管理工作进行检查，发现问题及时纠正。

5.2评估机制

1.定期对档案管理制度的执行情况进行评估，提出改进建议。

2.每年至少召开一次档案管理工作总结会，总结经验教训，提升管理水平。

5.3记录与反馈

1.档案管理部门需建立记录档案管理活动的台账，确保可追溯性。

2.各部门可对档案管理提出反馈意见，以便持续改进管理工作。

第六章附则

1.本制度由档案管理部门负责解释，自发布之日起实施。

2.本制度如需修订，应由档案管理部门提出，经过审核后进行修订。

3.本制度的实施情况将纳入到单位年度考核中，确保各部门认真执行。

通过以上制度的制定，旨在建立一个科学、规范的档案管理体系，提高档案管理的效率和安全性，为机关单位的各项工作提供坚实的保障。希望全体员工共同努力，严格遵守档案管理制度，确保档案的有效利用和安全管理。