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上市公司采购流程管理制度

第一章总则

为规范和优化公司采购流程，提升采购效率，降低采购成本，确保采购活动的合规性和透明性，根据国家相关法律法规以及公司内部管理规定，特制定本采购流程管理制度。本制度旨在明确采购的目标、适用范围、管理规范、操作流程及监督机制，确保采购活动的高效、有序进行。

第二章制度目标

1.提升效率：通过规范采购流程，提高采购工作效率，缩短采购周期。

2.降低成本：通过科学合理的采购策略和流程，降低采购成本，提升公司整体经济效益。

3.保障合规：确保采购活动符合国家法律法规和行业标准，防范合规风险。

4.确保透明：保障采购过程的透明性，维护公司与供应商之间的公平公正关系。

5.增强竞争力：通过合理的供应商管理和评审机制，提升公司在市场中的竞争力。

第三章适用范围

本制度适用于公司所有部门的采购活动，包括但不限于设备采购、材料采购、服务采购等。所有涉及采购的员工、部门及相关利益方均应遵守本制度。

第四章管理规范

4.1采购责任人

每个采购项目需指定一名采购责任人，负责项目的全流程管理，包括需求确认、供应商选择、合同签署等。

4.2采购需求确认

采购需求应由相关部门提出，需填写《采购需求申请表》，并经部门负责人审核后报送采购部门。

4.3供应商选择

1.供应商准入：采购部门需制定供应商准入标准，并对潜在供应商进行评估。

2.供应商评估：通过资质审核、业绩考察、价格比较等方式，选择合适的供应商。

3.供应商管理：建立供应商档案，对供应商进行定期评估与分类管理。

4.4采购合同管理

1.合同签署：采购责任人与供应商签署正式采购合同，合同内容需包括采购物品的规格、数量、价格、交货期、质量标准、违约责任等。

2.合同履行：采购责任人需对合同履行情况进行跟踪，确保供应商按时、按质交付。

第五章操作流程

5.1采购流程概述

1.需求提出：相关部门填写《采购需求申请表》并提交。

2.需求审核：采购部门对申请进行审核，确认需求的合理性及必要性。

3.供应商选择：采购部门根据需求进行供应商评估和选择。

4.合同签署：与选定的供应商签署采购合同。

5.货物验收：对供应商交付的货物进行验收，确保符合合同约定。

6.付款处理：根据合同约定的付款条件进行结算。

5.2各环节具体操作要求

5.2.1需求提出

-申请表需详细说明采购物品的名称、规格、数量、用途等信息。

-申请表需由部门负责人签字确认。

5.2.2需求审核

-采购部门需在3个工作日内完成审核，并将审核结果反馈申请部门。

5.2.3供应商选择

-采购部门需对至少三家合格供应商进行比较，形成《供应商评估报告》。

5.2.4合同签署

-合同需由法务部门审核，确保合同的合法性和合规性。

5.2.5货物验收

-验收需由采购责任人和相关技术人员共同完成，并填写《货物验收记录》。

5.2.6付款处理

-付款需依据合同约定的条件进行，相关付款申请需附上验收报告和合同复印件。

第六章监督机制

6.1监督责任

公司设立采购监督小组，负责对采购流程的监督与管理，确保制度的执行和落实。

6.2监督流程

1.定期检查：采购监督小组每季度对各部门的采购活动进行检查，确保采购流程的合规性。

2.反馈机制：监督小组需定期向管理层汇报采购工作进展及存在的问题，提出改进建议。

3.违规处理：对违反采购制度的行为，采购监督小组有权进行处理，包括但不限于警告、责令整改、追究责任等。

第七章附则

1.解释权：本制度的解释权归公司采购部门。

2.适用条件：本制度适用于所有与采购相关的活动。

3.生效日期：本制度自颁布之日起生效。

4.修订流程：如需对本制度进行修订，需由采购部门提出修订意见，经管理层审核后方可实施。

以上为上市公司采购流程管理制度的详细内容，旨在通过明确的规范和流程，提高采购工作的效率和合规性，为公司的可持续发展提供保障。